Effizientere Audits in der Food Branche

Das Audit Management in der Lebensmittelbranche ist ein komplexer Prozess, der aus vielen Schritten und Arbeitsabläufen besteht, die alle in hohem Masse von einer effizienten Verwaltung, Nutzung und Verteilung wichtiger Informationen abhängen. Durch die Vereinfachung der Art und Weise, wie Auditoren mit diesen Informationen arbeiten, ist es möglich, den gesamten Audit Prozess einfacher zu gestalten, von der Planung und Durchführung bis hin zur Berichterstattung und Analyse. Dies steigert die Effizienz erheblich und ermöglicht es den Auditoren, sich auf Qualität, Compliance und Sicherheit zu konzentrieren - wichtige Eckpfeiler des Erfolgs in der Lebensmittelindustrie.

Vorbereitung

Durchführung

Bei der Durchführung des Audits erfasst der Prüfer sowohl neue als auch bereits vorhandene Informationen. Wenn sie nicht alles an einem Ort haben, kann dies schnell zeitaufwendig werden. Wenn jedoch alle Informationen und Werkzeuge greifbar sind, wird der Auditprozess zu einer Reihe von straffen Aufgaben, bei denen alles, was der Prüfer benötigen könnte, buchstäblich in seiner Hand liegt.

Stellen Sie sich vor, der Prüfer geht mit dem Tablet in der Hand durch ein geschäftiges Lager wo er mit jedem Tippen nicht nur die aktuellen Bedingungen aufzeichnet, sondern auch frühere Prüfberichte, Lieferanteninformationen und Checklisten für die Einhaltung von Vorschriften, die für diese Stelle relevant sind, in Echtzeit aufruft. Die Vergangenheit und die Gegenwart verschmelzen, um ein umfassendes Verständnis der aktuellen Situation zu gewährleisten.

Die Attraktivität dieses Ansatzes liegt in seiner Einfachheit und Effektivität. Die Prüfer werden nicht mehr durch die lästige Notwendigkeit behindert, Pausen einzulegen, nach Dateien zu suchen oder manuelle Notizen zu machen, um später Querverweise zu erstellen. Stattdessen führen sie ihre Prüfungen mit der Gewissheit durch, dass sie eine Fülle von Informationen zur Hand haben. Ganz gleich, ob es darum geht, die Temperaturkontrollen einer Kühleinheit zu überprüfen, die neuesten Compliance Standards für die Lebensmittellagerung zu kontrollieren oder frühere Auditergebnisse einzusehen - jede benötigte Information ist nahtlos in den Arbeitsablauf integriert, was bedeutet, dass die Auditierung ohne Unterbrechung durchgeführt werden kann, ohne die Genauigkeit der Ergebnisse zu beeinträchtigen.

Dies beschleunigt nicht nur den Auditprozess, sondern verbessert auch die Qualität jedes Audits. Durch den sofortigen Zugriff auf historische Daten können die Prüfer schnell Muster oder wiederkehrende Probleme erkennen und so Einblicke gewinnen, die über das Offensichtliche hinausgehen. Eine solche Analysetiefe stellt sicher, dass kein kritisches Detail übersehen wird und dass jede Prüfung ebenso gründlich wie effizient ist. Darüber hinaus bedeutet die Möglichkeit, Informationen an Ort und Stelle zu aktualisieren, dass alle Unstimmigkeiten sofort dokumentiert und für Korrekturmassnahmen gekennzeichnet werden können, wodurch sichergestellt wird, dass Probleme umgehend angegangen werden. Diese dynamische Interaktion zwischen der Erfassung neuer Informationen und der Nutzung vorhandener Erkenntnisse fördert einen proaktiven Ansatz für das Auditmanagement. Es geht nicht nur um die Identifizierung von Problemen, sondern um die Schaffung eines kontinuierlichen Verbesserungskreislaufs, bei dem jedes Audit auf den Erkenntnissen des letzten aufbaut.

Nachbearbeitung: Konsolidierte Informationen

Die vielleicht zeitaufwändigste Aufgabe von allen ist die Verarbeitung der gesammelten Informationen nach Abschluss des Audits. Die verschiedenen Organisationen haben unterschiedliche Ansätze für diesen Schritt, aber sie beinhalten oft eine Menge manueller Dateneingaben und Berechnungen. Die gesammelten Informationen müssen in das System eingegeben werden. Diese Informationen umfassen häufig nicht nur einfache Fragen und Antworten, sondern auch Bilder, Videos und sogar Zeichnungen. Es ist keine leichte Aufgabe, all diese Informationen zu finden, sie in die richtige Reihenfolge zu bringen und daraus einen Bericht zu erstellen, der leicht zu lesen und zu verstehen ist.

Die beschriebene technische Integration ermöglicht es, diese Informationen automatisch und sofort zu verarbeiten und vollständige, gut organisierte und aussagekräftige Berichte zu erstellen, ohne dass der Prüfer zusätzlichen Aufwand betreiben muss. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Genauigkeit der Ergebnisse, da menschliche Fehler beim Importieren und Berechnen der Ergebnisse ausgeschlossen werden können.

Was geschieht nun mit diesen Berichten, nachdem sie erstellt wurden? Da alle Informationen konsolidiert und leicht zugänglich sind, können die Berichte sowie alle Tickets, die der Prüfer während des Audits erstellt, automatisch angepasst und bei Bedarf in der entsprechenden Empfängersprache an alle Beteiligten gesendet werden, sobald das Audit abgeschlossen ist.

Was bedeutet das?

Schauen wir uns noch einmal den Prüfer in dem geschäftigen Lagerhaus aus dem vorherigen Abschnitt an. Er hat seinen Rundgang beendet und sein Audit abgeschlossen. Jetzt genügt ein Fingertipp, um das Audit offiziell abzuschliessen und den Bericht zu verschicken. Sie müssen dazu nicht einmal das Lager verlassen, sondern benötigen lediglich eine Internetverbindung, um die gesammelten Informationen hochzuladen. Kurz gesagt, der Prüfer kann eine weitere Phase des komplexen Audit Management Prozesses mit weit mehr Vertrauen und viel weniger Aufwand abschliessen.

Sinn machen, bevor Entscheidungen getroffen werden

Alle Informationen an einem Ort zu haben, ist eine Sache, aber sie so zu präsentieren, dass jeder verstehen kann, was er im Bericht liest, ist eine andere Dimension.

Die vielleicht wichtigste Phase des Audit Management Prozesses kommt am Ende, wenn alle gesammelten Informationen gesichtet und in Berichten zusammengefasst wurden. Jetzt ist es an der Zeit, diese Berichte zu analysieren, Muster zu erkennen und sie so zu präsentieren, dass Entscheidungsträger tiefe Einblicke in die Leistung der Organisation erhalten. Dieser Prozess erfordert sorgfältige Berechnungen in Kombination mit einer aussagekräftigen Präsentation der Berichte und das Ergebnis muss manchmal auch auf verschiedene Zielgruppen zugeschnitten werden. Dazu muss die Person, die diesen Bericht erstellt, große Anstrengungen unternehmen, um Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, daraus Erkenntnisse zu gewinnen und diese Erkenntnisse schließlich auf sinnvolle Weise zu präsentieren.

Zumindest ist das der traditionelle Ansatz. Der intelligentere, einfachere und effizientere Ansatz ermöglicht die On-Demand Erstellung und Präsentation dieser Erkenntnisse mit nur wenigen Klicks. Mithilfe eines intuitiven Analyse Dashboards, das auf den Empfänger zugeschnitten ist, können die Entscheidungsträger alle für ihre Rolle relevanten Informationen einsehen, sei es eine detaillierte Leistungsanalyse einzelner Prüforte oder ein umfassender Leistungsüberblick über alle Prüforte. Transparente und genaue Benchmarks und KPIs liefern wirklich aussagekräftige Erkenntnisse, die strategische Entscheidungen auf allen Ebenen des Unternehmens fördern.