Audits mit integrierten Prozessen

Verleihen Sie Ihren Auditfragebögen mehr Potenzial und Durchsetzungskraft. 

Erstellen Sie Prüfkataloge und ordnen Sie Ihren Prüfkriterien Merkmale und Funktionen zu, um später im Audit automatisiert Prozesse anzustossen. Verknüpfen Sie diese beispielsweise mit Geräten und Anlagen, Artikeln und Produkten, internen und externen Verantwortlichen oder mit Prioritäten. Kontrollieren und erfassen Sie weitere Stammdaten oder lösen Sie einen komplexen Verbesserungsprozess aus.

Zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort

Legen Sie die Intervalle und Regeln fest. acture generiert den Audit Plan dynamisch.

Die Generierung der Audit Pläne erfolgt in der Regel aus einem Regelwerk basierend auf der Kombination aus eingesetztem Prüfkatalog und der zu auditierenden Organisationseinheit. Darüber hinaus hat acture eine Reihe weiterer Konzepte integriert und beeinflusst beispielsweise den Umfang des Auditfragebogens basierend auf den Ergebnissen des vorangegangenen Audits.

Die Audit Planung wird für jeden Auditor individuell angezeigt und ermöglicht so eine sichere Terminplanung. Als Manager haben Sie jederzeit den Gesamtüberblick über die geplanten Audits.

Standards mit maximaler Flexibilität

Als Auditor bewerten Sie mit einem einfachen Ampelsystem und dokumentieren multimedial. Den Rest übernimmt acture.

Jedes einzelne Prüfkriterium, welches Sie als Auditor bewerten und bei Bedarf mit Texten, Fotos, Zeichnungen, Planverortungen oder Videos dokumentieren, ist ein wichtiger Baustein, um Qualität, Sicherheit und Compliance sicherzustellen.

Im Hintergrund bereitet acture alle Details strukturiert auf und bewertet nach dem gewünschten Berechnungsmodell, basierend beispielsweise auf Punkten, Noten, ausgeklügelten Maluspunktesystemen oder komplexen Notentabellen. Selbst eine Bewertung über verschiedene Prüfkataloge hinweg ist möglich.

Automatisiert empfängergerecht informieren

Nach jedem Audit übernimmt acture alle weiteren Schritte, um alle Verantwortlichen zu informieren und Handlungen zu veranlassen.

Der Auditreport wird in der Sprache des Empfängers und mit den für ihn relevanten Inhalten per Email versendet. Im Auditreport werden die Verantwortlichen für die Beseitigung von Abweichungen benannt und erhalten so alle notwendigen Informationen in ihren Posteingang.

Empfänger können alle Stakeholder rund um die auditierte Organisationseinheit sein: von direkt verantwortlichen Personen, über verschiedene Fachabteilungen und Spezialisten bis hin zu einzelnen Hierarchiestufen im Management.

Alle Korrekturmassnahmen auf einen Blick

Tickets lassen keinen Zweifel daran, wer bis wann welchen Mangel zu beseitigen hat.

Direkt und automatisch aus dem Audit - oder auch manuell bei Bedarf - werden für die festgestellten Abweichungen Tickets mit eindeutiger Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Prioritäten und den erforderlichen Massnahmen generiert.

Entlang des Life Cycle eines Tickets dokumentieren die Verantwortlichen die einzelnen Schritte und letztlich die Erfüllung der Mängelbeseitigung. Das schafft Transparenz und dient gleichzeitig als wichtige Quelle für die Ursachenanalysen und die Vorbereitung von Massnahmen rund um die Optimierung von Prozessen und Qualitätsstandards.

Spezialisten für die Mängelbeseitigung

Bei besonders dringenden und schwierigen Aufgaben sind oft Spezialisten gefordert.

acture erlaubt es, Arbeitsaufträge an externe Dienstleister - beispielsweise an Kältemonteure, Elektriker oder Installateure - direkt zu versenden. Selbstverständlich schlägt acture exakt die Dienstleister vor, welche für die Organisationseinheit vorgesehen sind.

Eine Sprache für Auditoren und Techniker

Auch Auditoren ohne technischen Hintergrund können fehlerhafte Geräte und Anlagen für den Techniker verständlich beschreiben.

acture ermöglicht es Ihnen als Auditor die Geräte und Anlagen so mit einem Mangel zu verknüpfen, dass der Techniker gut vorbereitet zum Einsatz kommen kann.

Dabei zeigt acture Ihnen die für die betreffende Organisationseinheit installierten Geräte an und listet bei Bedarf wichtige Ersatzteile auf. Um nicht gleich einen Techniker anzufordern, kann eine Checkliste helfen, einfache Punkte vorab zu prüfen. Nun braucht der Techniker nicht mehr auszurücken, nur um das Gerät einzuschalten, damit es wieder funktioniert.

Geräte clever im Unternehmen bewegen

acture zeigt Ihnen jederzeit, welche Geräte und Anlagen einsatzbereit sind und wo sie sich befinden.

Da Geräte nicht immer am selben Ort zum Einsatz kommen, unterstützt acture die technische Abteilung mit cleveren Workflows zum Gerätetransfer. Damit ist jederzeit transparent, wo und in welchem Zustand sich jedes einzelne Gerät befindet. 

Ist ein Gerät am Point of Sales defekt, wird der QR-Code des Gerätes gescannt. acture löst einen Abholauftrag bei der Werkstatt aus und fordert gleichzeitig ein Ersatzgerät an. Alle Verantwortlichen werden über jeden Transfer via Email oder Ticket informiert. Von der Werkstatt Annahme über die Reparatur bis hin zur Verbringung ins Bereitstellungslager - oder zur Entsorgung. Mit acture ist der Weg der Geräte jederzeit auf Knopfdruck abrufbar.

Diese Daten bieten eine wichtige Quelle, um besonders reparaturanfällige Geräte zu identifizieren und können die Grundlage für die strategische Beschaffung der nächsten Gerätegeneration sein.

Qualität der Produkte sicherstellen

Prüfen Sie die Qualität Ihrer Artikel auf jeder Stufe wie Rohwaren, Halbfabrikate und verkaufsfertige Produkte.

Die Prüfung der Artikel erfolgt in der Regel als Kombination aus verschiedenen Merkmalen wie Verpackung und Deklaration, Sensorik, Mikrobiologie, etc. acture erweitert die Dokumentation der Qualitätsprüfung um Ihre weiteren individuellen Aspekte und erlaubt die multimediale Erfassung von Produktmerkmalen und Mängel.

Die Ergebnisse werden als artikelbezogene Qualitätsreports archiviert. Wenn Mängel festgestellt werden, wird je nach Ausprägung der Auftrag für die Eskalation mit dem Lieferanten angestossen. Die gesammelten Daten aus der Qualitätskontrolle sind eine wichtige Basis für die Sicherstellung und Dokumentation der Produktqualität.

Zusätzliche Daten erheben und einsehen

Je nach Fachbereich benötigen Sie als Auditor weitere Daten und sollten in der Lage sein, diese bei Bedarf direkt zu aktualisieren.

acture erlaubt es, direkt während des Audits Stammdaten abzurufen und zu aktualisieren. Das ist essenziell, wenn wichtige Sicherheitseinrichtungen eindeutig identifiziert und der Beurteilung im Audit zugeordnet werden müssen.

Beispielsweise sollen die Feuerlöscher oder Sicherheitstüren geprüft und dokumentiert werden. Als Auditor werden Sie es zu schätzen wissen, wenn die einzelnen Installationen vor Ort mit allen wichtigen Detaildaten bereits im Prüfkatalog angezeigt werden. Hat sich etwas seit der letzten Erfassung verändert, können Sie es direkt aktualisieren. Wenn Sie jetzt die Bewertung des Zustandes abgeben, beziehen Sie sich automatisch auf die akkurat gepflegte Einrichtung.

Die Daten aller Audits über das gesamte Unternehmen hinweg sind selbstverständlich auf Knopfdruck auswertbar. Wenn Sie wissen möchten, wie viele Feuerlöscher noch in diesem Jahr gewartet werden müssen - fragen Sie acture.

Flexible Workflow Prozesse

Gehen Sie der Ursache auf den Grund. Lassen Sie acture die benötigten Daten bei allen Beteiligten einsammeln und zu Aktionen rund um die Mängelbeseitigung veranlassen.

Negatives Kundenfeedback, Beanstandungen durch Ämter, festgestellte wiederkehrende Mängel, Risikoidentifikation nach HACCP oder GMP oder ein Verbesserungsprozess im Qualitätsmanagement - der Workflow Manager unterstützt Sie mit ausgeklügeltem Regelwerk bei der Bewältigung der Aufgaben und sorgt im Hintergrund für die lückenlose Dokumentation und Information aller Beteiligten.

Die so erhobenen wertvollen Informationen stehen dem Management für umfassende Analysen als geeignete Basis für die Verbesserungsprozesse des Managementsystems zur Verfügung.

Fundierte Entscheidungen benötigen Fakten

Mit der Erfassung der Informationen entlang der Unternehmensprozesse stehen in acture wertvolle Daten für Reports und Analysen auf Knopfdruck bereit.

Möchten Sie wissen, welche Mängel häufig auftreten, welche Organisationseinheit die Standards am besten umsetzt, ob man sich auf bestimmte Geräte verlassen kann und was die Kunden wie häufig beanstanden?

acture stellt vielfältige Reports und Abfragen bereit. Die Daten können gefiltert und bei Bedarf direkt in Excel ausgegeben werden. Dadurch sind Analysen jederzeit möglich und die Reports für die Geschäftsleitung in kurzer Zeit erstellt.

Schneller Überblick für das Management

Übersichtliche Diagramme informieren das Management über alle wichtigen Trends. Ist es nötig genauer hinzuschauen, zeigt acture die Datenbasis gleich mit an und erlaubt eine genauere Analyse bis hinunter zum einzelnen Audit Report, Ticket oder Workflow.

acture achtet bei der Präsentation auf die Organisationsstruktur. Zusätzlich zur Steuerung über die Benutzerrolle zeigt acture einem Benutzer nur die Datenebene, für welche er verantwortlich zeichnet. Beispielsweises hat das Top-Management Zugriff auf sämtliche Ebenen, der Leiter einer Niederlassung oder Region sieht nur die für ihn bestimmten Daten.