Wie Smart Auditing externe Arbeitsaufträge integriert

Wenn es zu kritischen technischen Abweichungen kommt – etwa drohenden Ausfällen in der Produktionslinie – oder wenn in Filialen dringende Probleme wie Kühlanlagenausfälle, Stromstörungen oder Sanitärnotfälle auftreten, ist der Einsatz externer Spezialisten unerlässlich.

Doch die herkömmliche Koordination über Telefonate, E-Mails oder handschriftliche Notizen führt häufig zu Missverständnissen, Verzögerungen und einem erhöhten Risiko für Betriebsunterbrechungen.

Mit der vollständig integrierten Smart Auditing Lösung acture wird das Störungsmanagement effizient, lückenlos und transparent.

Statt isolierter, manueller Abläufe werden externe Arbeitsaufträge zu einem automatisierten und nachvollziehbaren Bestandteil des gesamten Workflows.

Externe Dienstleister effizient steuern – mit acture

In vielen Unternehmen verläuft die Kommunikation mit externen Dienstleistern unstrukturiert – häufig sogar zufällig. Wenn ein Gerät ausfällt, greifen Mitarbeitende oft zu Telefon oder E-Mail, was zu Verzögerungen führt und im schlimmsten Fall Compliance-relevante Abweichungen verursacht, die für die Endkunden sichtbar werden.

Gerade im Einzelhandel und in der Gastronomie bedeutet das: Umsatzverluste, Sicherheitsrisiken und Imageprobleme. In der Produktion oder Logistik können solche Störungen ganze Lieferketten ins Stocken bringen.

acture sorgt dafür, dass die Erfassung von Abweichungen und die Einleitung externer Massnahmen nahtlos in bestehende Prozesse eingebunden ist.

Bereits während einer Routineprüfung oder eines zyklischen Checks werden Gerätefehler unmittelbar dokumentiert – inklusive Standort, Gerätetyp, Fehlerbeschreibung und multimedialer Nachweise.

Egal ob ein Ticket aufgrund eines dringenden Ausfalls erstellt wird oder eine geplante Massnahme ansteht: Sobald externe Unterstützung erforderlich ist, generiert das System automatisch einen Arbeitsauftrag. Dieser wird dem passenden Dienstleister zugewiesen – samt klarer, vollständiger Anweisungen – ganz ohne Rückfragen oder zusätzlichen Abstimmungsaufwand.

Der externe Anbieter erhält alle erforderlichen Informationen zur Fehlerbehebung: Gerätespezifikationen, Standortdaten und Kontextinformationen. Nach Ausführung der Massnahme können alle Nachweise – etwa Berichte, Fotos, Angaben zu verbauten Teilen oder Rechnungen – direkt über das System übermittelt werden.

Die internen Verantwortlichen prüfen die Umsetzung in acture, bestätigen die Fertigstellung und schliessen den Fall ab – schnell und transparent.