Mehr als nur geduldige Dokumente: Auditberichte mit Wirkung
Audits, Checks und Inspektionen sind zentrale Kontrollinstrumente der Lebensmittelbranche, um Standards wie HACCP, GFSI, IFS, BRC, ISO 22000 oder ISO 9001 im Unternehmen wirksam und nachhaltig umzusetzen. Ihre tatsächliche Wirkung entfalten sie jedoch erst, wenn die Ergebnisse klar kommuniziert, verstanden und zeitnah in Massnahmen überführt werden.
Genau hier setzt die Smart Auditing Lösung acture mit ihrem integrierten, intelligenten Reporting System an. acture verwandelt Audits, Checks und Inspektionen in massgeschneiderte, umsetzbare Reports, die Kommunikation, Verantwortlichkeit und Prozessoptimierung signifikant verbessern.
Viele Unternehmen arbeiten jedoch noch immer mit manuell erstellten Berichten – per E-Mail verschickt, in Netzlaufwerken abgelegt oder sogar ausgedruckt. Diese Reports sind häufig zu allgemein, sprachlich inkonsistent und mit irrelevanten Informationen überladen. Die Folge: Folgeaktionen verzögern sich oder gehen im Kommunikationsfluss verloren. Besonders ineffizient ist dieses Vorgehen, wenn mehrere Markenformate, Sprachen oder Organisationsebenen involviert sind – und wenn verschiedene Fachbereiche für die Bearbeitung der Massnahmen verantwortlich sind.
Optimiertes Reporting durch Automatisierung und zielgruppengerechte Aufbereitung
Rollen, Spracheinstellungen und die Relevanz der Inhalte bestimmen, wer was erhält. Die Berichte werden direkt nach Abschluss des Audits automatisch erstellt und im Corporate Design des Unternehmens ausgegeben – für maximale Konsistenz in der gesamten Organisation.
Beispielsweise erhalten nach einem Audit in einer Supermarktfiliale:
- die Filialleitung einen Bericht mit Hygienepunktzahl, konkreten Nichtkonformitäten und zugehörigen Massnahmen,
- die Regionalleitung eine Performance-Zusammenfassung mit allen relevanten Eskalationen,
- die Technikteams eine sofortige Benachrichtigung bei technischen Abweichungen – inklusive Bildern, Videos und Gerätedaten,
- und die Qualitätssicherungsteams behalten den Überblick über Dashboards und archivierte Berichte.
Jede Abweichung erzeugt automatisch ein Ticket, das eindeutig einer verantwortlichen Person oder einem Team zugewiesen wird.
Diese gezielte Kommunikation verbessert Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Umsetzbarkeit erheblich – und steigert spürbar die Effizienz im Tagesgeschäft.
Alle Stakeholder erhalten genau die für sie relevanten Informationen – direkt, automatisch und ohne Zeitverlust.
So werden Reaktionszeiten verkürzt, Bewertungen vereinheitlicht und abteilungsübergreifende Prozesse effizient koordiniert.
Flexible Bewertung, vollständige Rückverfolgbarkeit
Smart Auditing unterstützt unterschiedlichste Bewertungssysteme – von einfachen Punktesystemen bis hin zu gewichteten Modellen.
Ein Beispiel: Unternehmen mit starkem Fokus auf Hygiene und Lebensmittelsicherheit können gewichtete Bewertungen nutzen, um regulatorische Anforderungen und operative Prioritäten besser abzubilden.
Zudem sorgt acture für vollständige Nachverfolgbarkeit: Berichte werden sicher archiviert, sind mehrsprachig verfügbar und direkt mit den zugehörigen Prüfungen verknüpft – jederzeit abrufbar. Diese Transparenz ist entscheidend für interne Reviews, behördliche Nachweise oder die Vorbereitung auf Zertifizierungsaudits.
Für internationale Unternehmen ist mehrsprachiges Reporting ein Muss. Das Smart Auditing System acture verfügen daher über integrierte Übersetzungsfunktionen, die Berichte automatisch in der jeweiligen bevorzugten Sprache der Empfänger ausgeben – ideal für dezentrale oder Franchise-Strukturen.
acture hebt darüber hinaus Sprachbarrieren mit KI-gestützter Mehrsprachigkeit auf – für nahtlose Kommunikation im globalen Kontext.
Von Auditberichten zu operativer Exzellenz
Der wahre Wert von Smart Audit Reporting liegt in seiner Klarheit und Präzision:
Jede Prüfung erzeugt einen sofortigen, handlungsorientierten Bericht, der Abweichungen klar benennt und Massnahmen zuweist. Der Fortschritt wird systematisch über Tickets verfolgt – alle Schritte sind lückenlos dokumentiert.
So behalten Manager jederzeit den Überblick und schaffen die Grundlage für eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung im gesamten Unternehmen.
