Es gibt verschiedene Möglichkeiten, systematische Kontrollen durchzuführen und zu dokumentieren. Die zunächst scheinbar kostengünstigste Variante entpuppt sich als am Ressourcen intensivsten und damit als teuerste Variante: Den Audit Fragebogen auf Papier zu bearbeiten und später das Ergebnis empfängergerecht den verantwortlichen Stellen zu präsentieren. Die Transformation vom Papierfragebogen in einen professionellen Audit Report ist sehr zeitintensiv und unwirtschaftlich.
In der Rangliste der aufwändigen Audit tools folgt sodann der Einsatz der gängigen Office Anwendungen wie Excel und Word. Diese Methoden haben gemeinsam, dass ein Fragenkatalog zwar am Computer ausgefüllt wird, Fotos und weitere Informationen jedoch separat erfasst und später dem entsprechenden Prüfpunkt zugeordnet werden müssen. Um vom eigentlichen Audit zum fertigen Report zu gelangen ist es immer noch ein langer und aufwändiger Weg. Nach dem Abschluss des Audits gilt es, das Puzzle aus Fragenkatalog, Beurteilungen und Bewertungen, Texten und Fotos so zusammenzusetzen, dass daraus ein klar strukturierter und transparenter Audit Report resultiert, welcher die Bewertungen auf verschiedenen Ebenen ausweist.
Traditionelle Papier-Audits sind zeitintensiv und unwirtschaftlich. Digitale Lösungen wie acture optimieren den Prozess durch Integration, Automatisierung und effiziente Dokumentation, sparen 70% Zeit.
Der Auditor sollte die Möglichkeit haben, sich bei der Durchführung des Audits auf das zu konzentrieren, was er vor Ort vorfindet und das zu beurteilen. Dies gelingt durch geeignete Tools und Funktionen, welche ihn bei der Dokumentation und der anschliessenden Informationsverteilung perfekt unterstützen.
Wie die Digitalisierung des Audit Prozesses diese Unterstützung bieten kann, werden wir im Folgenden genauer betrachten.
Sicher ohne Umwege
Das Fundament für einen schlanken und damit effizienten Ablauf des Audits bilden die Merkmale Integration, Automatisierung und passgenaue Funktionen.
Die integrative Verfügbarkeit der Stammdaten und Prüfkataloge vor Ort wird auf einfache Weise mit mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones erreicht. Zusammen mit einer mobilen App als offline fähige Software stehen dem Auditor alle relevanten Informationen zur Verfügung und die Bearbeitung des Audits kann direkt und ohne Umwege erfolgen.
Wesentliche Faktoren für die Wahl einer mobile App sind die selbsterklärende Bedienung, eine hohe Sicherheit und Stabilität der Anwendung sowie zielgerichtete Funktionalitäten, die auch ohne eine permanente Internetverbindung auskommen. Dadurch kann das Audit an jedem Ort ohne Unterbrechung oder Datenverlust durchgeführt werden.
Die vom Auditor während des Audits erfassten Informationen werden sicher übermittelt und stehen zur Ergebnispräsentation bereit. Je nach gewählten Automatisierungskomponenten werden Audit Reports empfängergerecht generiert und versendet. Die Aufgaben zur Behebung von Abweichungen und Mängel werden ebenso automatisch an die Verantwortlichen weitergeleitet. Darüber hinaus stehen auf Knopfdruck Reports und Management Informationen als Dashboard zur Verfügung.
Das Bindeglied zwischen der Integration und der Automatisierung sind die Funktionen, die es dem Auditor ermöglichen seine Beobachtungen so einfach wie irgend möglich zu erfassen.
Schauen wir uns diese Funktionen im Einzelnen an.
Optimal strukturierte Prüfformulare
Eine optimale Struktur im Prüfformular ermöglicht dem Auditor einen direkten Zugriff auf alle Fragen und speichert automatisch alle Daten wie Beurteilungen, Bewertungen, Texte, Bilder und andere multimediale Inhalte mit einem eindeutigen Bezug zur Frage.
Damit entfällt später die Nacharbeit für die Erstellung des Audit Reports. Dieser ist bereits verfügbar, wenn das Audit final beendet wird.
Beurteilung durch den Auditor
Die Beurteilung einer jeden Fragestellung trifft der Auditor gestützt auf seine Expertise. Um das Beurteilungsraster rasch zu erfassen und die passende im System verfügbare Ausprägung auszuwählen, kann ein Ampelsystem hilfreich sein. Da der Mensch zu diesem Zeitpunkt die Tendenz gut (grün), mangelhaft (orange) oder unbefriedigend (rot) bereits vor Augen hat, kann er seinen Fokus auf die angebotenen Beurteilungen für den entsprechenden Farbbereich legen und so deutlich schneller seine Wahl treffen. Bei einem umfangreichen Fragenkatalog ist das eine erhebliche Arbeitserleichterung und spart wertvolle Zeit.
Die Beurteilungen selbst sollten im Sinne einer Vergleichbarkeit der Audits standardisiert angeboten werden. Dennoch können je nach Bedarf und je nach Frage individuelle Ausprägungen und Bewertungstexte angezeigt werden. Vom einfachen „erfüllt" / „nicht erfüllt" bis hin zu aussagekräftigen Begriffen wie „Ordentlich", „Sauber", „Arbeitsmittel defekt", „Maschine stark verschmutzt", etc.
Somit lässt sich bei der gebotenen Standardisierung dennoch eine aussagekräftige Beurteilung erreichen, ohne dass der Auditor zu diesem Zeitpunkt etwas schreiben müsste.
Bewertung basierend auf der Beurteilung
Bereits an dieser Stelle kommt ein erheblicher Vorteil der Digitalisierung zum Tragen. Die Software erspart es dem Auditor, sich um die Bewertung zu kümmern. Weder während noch nach dem Audit.
Basieren auf der Beurteilung des Auditors und den festgelegten Bewertungsregeln errechnet das System die entsprechende Bewertung.
In der Struktur des Prüfformulars wurde die Methode bereits festgelegt. Beispielsweise wurden Gewichtungen für Fragen oder Fragegruppen definiert und eine Bewertung nach Punkten, Maluspunkten oder Noten zugewiesen.
In vielen Fällen sollen komplexe Bewertungsregeln, Schwellenwerte oder Berechnungen in zusätzlichen Dimensionen ausgewiesen werden.
Für ein spezialisiertes System ist das kein Thema, der Mensch sieht sich bei der Berechnung mit Formelfehlern und aufwändigen Berechnungen konfrontiert.
Es gilt der Grundsatz, dass logisch korrekte Bewertungsregeln auch realisiert werden können und so den individuellen Anforderungen gerecht werden. In jedem Fall ist das Ergebnis unmittelbar verfügbar und schafft Transparenz und Vergleichbarkeit.
Beobachtungen multimedial dokumentieren
Neben der Beurteilung, welche bereits sehr aussagekräftig sein kann, hat der Auditor vielfältige Möglichkeiten den Sachverhalt einfach und dennoch umfassend detailliert darzulegen.
Zunächst können Kommentare erfasst werden. Je nach Vorliebe und Situation kann der Text via Tastatur, virtueller Tastatur oder via Handschrifterkennung eingegeben werden. Selbst via Spracherkennung können Texte erfasst werden.
Eine weitere beliebte Möglichkeit, ist die Auswahl von Textphrasen aus einem Massnahmenkatalog, welche vom Auditor individuell angepasst werden können. Dadurch wird die Formulierung einerseits allgemein verständlich gehalten und andererseits ist sie individuell genug, um der Situation umfassend Rechnung zu tragen.
Ein Bild sagt oft mehr als Worte. Mit der integrierten Kamerafunktion des mobilen Geräts kann die Dokumentation im Handumdrehen um multimediale Aspekte ergänzt werden. Je nach Bedarf können Fotos und Videos aufgenommen werden. Wurden Bilder - etwa via Smartphone - bereits zuvor erfasst, können diese ebenfalls hinzugefügt werden.
Videos spielen immer dann eine Rolle, wenn beispielsweise Mängel festgehalten werden sollen, die die bewegte Darstellung, einen Schwenk oder auch bestimmte Geräusche erfassen sollen.
Auf Fotos und Bildern können via integrierter Zeichenfunktion Markierungen vorgenommen werden, um einen bestimmten Bereich hervorzuheben und so unmissverständlich und schneller auf die Abweichung hinzuweisen.
Durch eine Freihandzeichnung lässt sich darüber hinaus eine Situationsskizze erstellen oder eine konzeptionelle Idee ausdrücken.
All das kann direkt während des Audits und mit direkter Verknüpfung zur einzelnen Frage erfolgen. Die erfassten Medien können mit Titeln versehen und in der Reihenfolge verschoben werden, um die gewünschte Chronologie der Beschreibung im Audit Report abzubilden. So muss sich der Auditor bei der Zuordnung der Medien später keine Gedanken machen und kann sich voll und ganz auf die Dokumentation des Sachverhalts konzentrieren.
Bei Bedarf kann der Auditor die multimedialen Funktionen auch ohne den Bezug zu einer Frage verwenden, um beispielsweise einen Abschlussbericht zu verfassen und allgemeine Fotos aufzunehmen, die den Kontext des Audits bzw. die räumliche Umgebung dokumentieren können.
Aussagekräftige Dokumentation und 70% weniger Aufwand
Diese Arbeitsweise ermöglicht es dem Auditor die Informationen einerseits in kürzerer Zeit zu erfassen und dabei andererseits die Qualität der Dokumentation zu erhöhen. Da die Nacharbeit auf eine Durchsicht reduziert werden kann oder vollständig entfällt wird der Aufwand und damit die Kosten für ein Audit signifikant reduziert.
Die Anwender der smart auditing Software „acture" berichten regelmässig von Einsparungen von etwa 70% gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise.
Die Ursache der Einsparung wird transparent, wenn man bedenkt, dass mit dem Abschluss des Audits bereits Struktur, Beurteilung und Bewertung sowie die multimediale Dokumentation für den Audit Report und die nachfolgende Behebung der Mängel vollständig enthalten sind. Die bisher so aufwändige Nacharbeit entfällt somit vollständig.
Online- und Offline-Zugriff in Kombination mit intuitiven Bewertungen, multimedialer Dokumentation und automatisierten Auswertungen ergänzen den Prozess der Digitalisierung von Audits, Checks und Inspektionen.
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Empfängergerechte Informationen
Der so generierte Audit Report wird empfängergerecht zur Information und auch zur Behebung der Abweichungen versendet.
In diesem Zusammenhang ist der Begriff „empfängergerecht" durchaus weit auszulegen. Abhängig vom Ergebnis des Audits, dem Verwendungszweck, der Stelle in der Organisation und der Sprache können Layout, Struktur und Inhalte auf den Empfängerkreis zugeschnitten sein.
Beispielsweise erhält der Auftraggeber einen Audit Report mit einer grafischen Bewertungsübersicht sowie die ansprechend aufbereitete multimediale Dokumentation einschliesslich der Beurteilung und der transparenten Bewertung. Die technische Fachabteilung erhält hingegen einen fokussierten Bericht per Email zugestellt, der genau die Mängel ausführlich aufzeigt, welche von ihr zu beheben sind.
Eine weitere Arbeitserleichterung sind die im Hintergrund automatisch erstellen Tickets für die festgestellten Mängel. Ein Ticket enthält sämtliche relevante Informationen bezüglich dem Mangel und den Massnahmen. Weiterhin ist die verantwortliche Stelle und die Priorität für die Umsetzung für alle Berechtigten einsehbar. Die Verantwortlichen können die Mängelbehebung im Ticket dokumentieren und die Erledigung bestätigen.
Es besteht jederzeit Transparenz über den Status und eine Übersicht über offene und erledigte Tickets. Durch die lückenlose Erfassung der Mängel bieten die Tickets einen umfangreichen Datenbestand für die Analyse rund um Häufigkeit, Ursache und Behebung von Mängeln.
Eine massgeschneiderte, zielgerichtete und transparente Dokumentation rationalisiert den Prozess des Informationsaustauschs und der Gewinnung von Erkenntnissen aus den gesammelten Daten.
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Bedarfsgerechte Automatisierung und Integration
Die Digitalisierung der Audits kann natürlich noch einiges mehr.
Ein Beispiel von vielen: Je nach der Konfiguration des Prüfformulars können beim nächsten Audit beispielsweise die noch offenen Mängel automatisch angezeigt und so erneut vor Ort begutachtet werden. Im operativen Einsatz kann mit dieser Einstellung die Mängelliste direkt im Folgeaudit bereinigt werden.
Die Flexibilität durch Einstellungen, Konfiguration der Softwarekomponenten sowie die flexible Erweiterbarkeit ermöglichen es, die verschiedensten Anforderungen abzubilden, welche die unterschiedlichen Audits, Checks und Inspektionen wirksam machen.
Die hier vorgestellten Vorteile durch die Digitalisierung des Audit Prozesses sind natürlich nur ein Auszug der Möglichkeiten. Wenn es in Ihrem Unternehmen spezielle Anforderungen und Ideen gibt, welche hier nicht behandelt wurden, senden Sie uns gerne eine Email an
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