Plan – Do – Check – Act: Vollständig dokumentiert – nahtlos gesteuert
Tritt eine Abweichung auf – sei es ein Mangel aus einem Audit, eine Kundenbeschwerde, ein Verstoss gegen Vorschriften oder eine wiederkehrende technische Störung – kommt es vor allem darauf an, wie schnell und effektiv die Ursache behoben und wie nachhaltig die Lösung umgesetzt wird.
Diese Korrektur- und Vorbeugemassnahmen werden durch das smarte Auditing System acture optimal unterstützt – mithilfe der integrierten Workflow-Engine.
Über flexibel konfigurierbare Workflow-Dialoge werden alle relevanten Informationen strukturiert erfasst, regelbasiert an zuständige Personen weitergeleitet und in Freigabe- sowie Kommunikationsprozesse eingebunden – selbstverständlich vollständig dokumentiert.
Der in acture integrierte Workflow-Manager überführt fragmentierte Folgeprozesse in einen klar strukturierten, nachvollziehbaren Ablauf mit Fokus auf Problemlösung und kontinuierliche Verbesserung. Aufgaben werden automatisch erstellt, zugewiesen und nachverfolgt – jeder Schritt ist dokumentiert, jede Zuständigkeit eindeutig definiert.
Führungskräfte müssen nicht mehr manuell nachhaken oder Informationen mühsam aus Emails und Tabellen zusammensuchen. Alles wird zentral gesteuert, intelligent verwaltet und empfängergerecht sowie mehrsprachig kommuniziert.
Flexible Regeln für komplexe Anforderungen
Realität folgt keinen Standardprozessen – und smart auditing ebenso wenig. Workflows lassen sich individuell auf die jeweilige Fachlogik abstimmen – sei es bei Massnahmenplänen zur Qualitätsverbesserung, HACCP-Risikoüberprüfungen oder wiederholten GMP-Abweichungen.
Auslöser für Aufgaben können Audit-Ergebnisse, manuelle Eingaben oder externe Ereignisse sein. Auf Basis vordefinierter Regeln bindet das System automatisch die relevanten Bereiche ein – z. B. Qualitätsmanagement, Instandhaltung, Betrieb oder Lieferanten. Verzweigungslogik, Fristen und Erinnerungsfunktionen sind integriert und stellen sicher, dass Prozesse voranschreiten – ohne Mikromanagement.
Während Aufgaben durch den Workflow laufen, sind alle Beteiligten stets informiert: Auditoren sehen, wenn Massnahmen abgeschlossen wurden. Führungskräfte erhalten Überblick über den Fortschritt. Verantwortliche Personen wissen automatisch, was bis wann zu tun ist – inklusive Begründung. Alle Aktionen werden protokolliert, Fristen überwacht und Dokumentationen sicher abgelegt – für vollständige Transparenz.
Optimierte Prozesse
Jeder abgeschlossene Workflow trägt zur Wissensbasis bei. Mit der Zeit ermöglicht acture die Identifikation von Mustern, die Bewertung der Bearbeitungsqualität und die Erkennung langfristiger Verbesserungsbedarfe.
Wie viele Korrekturmassnahmen wurden im letzten Quartal verspätet abgeschlossen? Oder wie häufig tritt eine bestimmte Abweichungsart standortübergreifend auf? Diese Informationen stehen bereit – zur Unterstützung kontinuierlicher Verbesserungen und als fundierte Entscheidungsgrundlage auf allen Ebenen der Organisation.
