Audits sind unverzichtbar, um betriebliche und qualitätsbezogene Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Doch erst bei der Behebung dieser Abweichungen zeigt sich, wie wirkungsvoll ein Verfahren tatsächlich ist. Herkömmliche Methoden stossen hier oft an ihre Grenzen – sie erzeugen Unklarheit bei der Zuständigkeit und bremsen den Prozessablauf.
In vielen Unternehmen verlaufen Aufgaben aus Audits im Nachgang über manelle Emails und Nachverfolgungslisten. Dies wirft Fragen auf: Wer soll die Abweichung beheben? Bis wann muss sie gelöst sein? Und wie wird die Behebung dokumentiert? Das Ergebnis: fehlende Verantwortlichkeit, wiederholte Fehler und unnötiger Zeitverlust.
acture als smart Audit Lösung mit nahtlos integrierter Ticketing-Funktionalität verändert dieses Szenario grundlegend: Jede erkannte Abweichung wird automatisch in eine klar definierte, vollständig nachvollziehbare Massnahme überführ
Smartes Ticketing: Automatisierte und umsetzbare Nachverfolgung
Smart Auditing löst dieses Problem, indem intelligentes Ticketing direkt in den Auditprozess integriert wird. Je nach Systemeinstellung kann jede identifizierte Abweichung automatisch ein Ticket erzeugen – eine manuelle Aufgabenübertragung entfällt. Jedes Ticket beschreibt die Abweichung, weist Verantwortlichkeiten zu, setzt Fristen, beinhaltet relevante Dokumente wie Fotos oder Videos und kann sogar Korrekturvorschläge enthalten.
Zusätzlich können Tickets auch manuell erstellt werden – etwa wenn Abweichungen ausserhalb geplanter Audits festgestellt werden. Dies sorgt für vollständige Transparenz zu jeder Zeit. Vom Erkennen bis zur Behebung wird jeder Schritt dokumentiert und mit Zeitstempel versehen.
Bei Bedarf können auch externe Dienstleister eingebunden oder Tickets in bestehende Unternehmenssysteme integriert werden.
Praxisbeispiel: Behebung von Hygienemängeln in Food Service Filialen
Stellen Sie sich ein Audit in einer Food Service Filiale vor, bei dem Hygienemängel festgestellt werden – etwa unsachgemässe Lagerung von Rohwaren oder Verschmutzungen unter Kühlgeräten:
Der Auditor dokumentiert die Feststellung sofort, stuft das Risiko ein und erstellt ein klar definiertes Ticket für die Korrekturmassnahme. Der zuständige Filialleiter wird umgehend benachrichtigt, führt die Massnahmen durch, lädt Beweisfotos im Ticket Portal hoch und markiert die Massnahme zur Überprüfung. Die Qualitätssicherung prüft die dokumentierte Behebung und schliesst das ticket – für vollständige Rückverfolgbarkeit.
Jedes ticket durchläuft klar definierte unternehmensspezifische Phasen – Erstellung, Zuweisung, Umsetzung, Verifizierung und Archivierung – und sorgt so für volle Transparenz und Verantwortlichkeit. Jeder Kommentar, jede Massnahme und Aktualisierung wird genau protokolliert. Das unterstützt Compliance-Audits nach Standards wie beispielsweise HACCP, GFSI, IFS, BRC, ISO 22000 oder ISO 9001 mit nachvollziehbarem Nachweis prioritätsgerechter Mängelbehebung.
Darüber hinaus nutzt smart auditing die gesammelten Ticket-Daten für betriebliche Analysen. Verantwortliche können wiederkehrende Risikofelder, Bearbeitungszeiten, Abweichungshäufigkeien und Reaktionszeiten einzelner Teams auswerten – als Grundlage für Trainings, Ressourcenverteilung und Präventionsstrategien.
Beispielsweise können bei häufigen Verzögerungen in der Behebung von Kühlkettenabweichungen gezielte Schulungen oder automatische Eskalationsprozesse eingeführt werden – das alles für eine hohe Effizienz in der gesamten Prozesskette.
Optimiert für Multi-Site- und heterogene Teamumgebungen
Das vollständig integrierte Ticketing-Modul ist für komplexe Strukturen ausgelegt und unterstützt effektiv mehrere Standorte, Marken, Formate und Teams. Die Sichtbarkeit von Tickets kann individuell angepasst werden: Standortleitungen sehen nur lokale Aufgaben, Regionalmanager überblicken leistungsbezogene Trends, und Fachabteilungen wie Qualität oder Technik erhalten Einblick in Eskalationsdetails.
So stellt smart Auditing by acture sicher, dass nach einem Audit keine Aufgaben unerledigt bleiben – mit klaren Anweisungen, zugewiesenen Zuständigkeiten, festen Fristen, belegbaren Nachweisen und dokumentierter Mangelbehebung. Diese strukturierte Vorgehensweise verbessert nicht nur interne Prozesse, sondern stärkt auch das Vertrauen von externen Auditoren und Behörden.
Agieren statt Reagieren – vorbeugende Wartung
Ob Anlagen oder Systeme mit regelmässigen Wartungsintervallen, oder Filter für Wasser- und Luftreinigung – acture erstellt automatisch vorbeugende Wartungstickets auf Basis definierter Wartungszyklen.
Nach Abschluss der Wartung aktualisiert das System automatisch die Wartungsdaten der jeweiligen Einheit. Der Zyklus beginnt erneut – bis zum nächsten geplanten Service, bei dem ein neues präventives ticket generiert wird.
Die rechtzeitige Behebung von Abweichungen ist entscheidend im Management der Lebensmittelsicherheit – hier zeigt die Ticket-Erinnerungsfunktion ihren vollen Nutzen. Sie sorgt dafür, dass keine Abweichung vergessen oder verzögert wird.
Gerade in stressigen Alltagssituationen geraten Aufgaben leicht in den Hintergrund. Das Erinnerungssystem überwacht Ticket-Fälligkeiten automatisch und sendet Benachrichtigungen nach definierten Regeln. Diese sind flexibel: Erinnerungen können vor Fälligkeit (als Warnung), nach Fälligkeit (als Erinnerung) oder zu fixen Zeitpunkten ausgelöst werden.
Erinnerungen erfolgen per E-Mail – entweder an die zuständige Gruppe (bei noch nicht zugewiesenem ticket) oder an die verantwortliche Person. Optional können auch Eskalationsempfänger wie Vorgesetzte eingebunden werden.
Wiederholte Erinnerungen sind ebenfalls möglich – täglich, wöchentlich oder in benutzerdefinierten Intervallen – bis das ticket abgeschlossen ist. Diese anhaltende Sichtbarkeit hält den Fokus auf offene Abweichungen und verhindert, dass Hygiene- oder Sicherheitsmängel unbehandelt bleiben.
Jede Erinnerungsaktion – wer wurde wann und warum benachrichtigt – wird im Ticket-Verlauf protokolliert. Diese vollständige Nachvollziehbarkeit stärkt interne Kontrollsysteme und liefert prüfbare Nachweise für Aufsichtsbehörden oder Kunden-Audits. Die Kombination aus smarten Erinnerungen und klarer Zuständigkeit verbessert sowohl die Compliance als auch die betriebliche Zuverlässigkeit.
