In der heutigen dynamischen Geschäftswelt suchen Organisationen ständig nach Wegen, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Die Einführung eines neuen Prozesses im Audit- und Inspektionsmanagement stellt einen bedeutenden Sprung dar, um diese Ziele zu erreichen. Dieser Ansatz ist ein transformativer Prozess, der die Art und Weise, wie Organisationen Audits durchführen, neu gestaltet und greifbare Vorteile auf jedem Schritt bietet. Das passende Software-Tool hilft, diese Ziele zu erreichen.
Smarte Audit Tools verbessern die Effizienz und Einhaltung von Vorschriften in Organisationen durch innovative Funktionen und automatisierte Prozesse.
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Anpassung an Ihre Bedürfnisse - Massgeschneiderte und fortschrittliche Fragebogenentwicklung
Alles beginnt mit der Erstellung massgeschneiderter Prüfformulare. Dieser Schritt ermöglicht es Organisationen, Formulare speziell für verschiedene Abteilungen zu erstellen, um Relevanz und Präzision zu gewährleisten. Die Möglichkeit, Formulare zu importieren, zu kopieren und manuell zu erstellen, garantiert eine flexible und effiziente Arbeitsweise.
Die Erstellung von Fragebögen kann weiter vereinfacht werden, zum Beispiel durch die Verwendung vordefinierter Fragen. Dies reduziert den Zeitaufwand für manuelle Eingaben und gewährleistet Einheitlichkeit bei verschiedenen Audits.
Mit farbkodierten Kriterien wird ein vom Auditor einfach zu bedienendes Beurteilungs- und Bewertungssystem erstellt. Die Einbeziehung gewichteter Bewertungen ermöglicht es Organisationen, Schlüsselaspekte ihres Audits zu priorisieren und sich auf die kritischsten Bereiche zu konzentrieren. Beispielsweise können Bewertungen hinsichtlich der Hygiene, HACCP, etc. höher gewichtet werden, als solche zur Ordentlichkeit oder Freundlichkeit.
Organisationen können dabei ihre eigenen Bewertungsmetriken und Standards festlegen, um sicherzustellen, dass der Auditprozess nahtlos mit ihren internen Richtlinien und Verfahren übereinstimmt.
Ein umfassender Ansatz - Erweiterte Datenerfassung und Bewertung
Über einfache Fragenkataloge hinausgehend, beinhaltet dieser umfassende Ansatz detaillierte Attribute für die Datenerfassung und Bewertung. Der Einsatz von Domänen, mehrfach gewichteten Bewertungssystemen und Schwellenwerten bietet einen nuancierten Ansatz für Audits. Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten sowie spezifischen Geräten, Produkten oder Personen stellen Rechenschaftspflicht, Nachverfolgung und Prozessautomatisierung sicher.
Die Integration von Standardtexten für Massnahmen und Antworten innerhalb der Formulare beschleunigt den Auditprozess. Diese Funktion ermöglicht es Auditoren, effizient geeignete Massnahmen auszuwählen und zu empfehlen, wodurch Zeit gespart und Konsistenz über verschiedene Audits hinweg gewährleistet wird.
Flexibilität bei Audits - Mobile Anwendung
Eine unterstützende mobile Anwendung ermöglicht die Bearbeitung vor Ort und Echtzeit-Audits. Dies bietet den Auditoren die Möglichkeit Audits unterwegs durchzuführen und sämtliche Details direkt multimedial zu erfassen. Dadurch kann sich eine spätere Nachbearbeitung auf eine finale Überprüfung reduzieren. Das mühsame und zeitaufwändige manuelle Erstellen der Reports gehört der Vergangenheit an.
Die Abschlussphase ist darauf ausgelegt, die Integrität des Auditprozesses zu wahren. Optionen für digitale Signaturen und sichere Uploads formalisieren den Abschluss von Audits und gewährleisten die Authentizität und Genauigkeit der gesammelten Daten.
Massnahmen automatisiert nachverfolgen - Tickets
Verbesserung der Zusammenarbeit - Empfängergerechte Berichte
Die automatisierte Verteilung stellt sicher, dass Auditberichte schnell und effizient alle relevanten Parteien erreichen, wodurch zeitnahe Massnahmen und Reaktionen erleichtert werden. Ein zentrales Merkmal dieses innovativen Prozesses ist die umfassende Einbeziehung verschiedener Stakeholder in den Auditbericht. Dieser integrative Ansatz bedeutet, dass alle relevanten Parteien "ihren" empfängerorientierten Bericht erhalten und so fokussiert auf dem Laufenden gehalten werden, was Zusammenarbeit, Transparenz und kollektive Verantwortung im Auditprozess fördert.
Sicherstellung eines effektiven Regelkreises - Plan-Do-Check-Act (PDCA)
Mit Hilfe eines integrierten Workflow-Management-Systems kann die Nachverfolgung und Verwaltung von Korrekturmassnahmen, Verbesserungsprozessen und Nachfolgeaktionen automatisiert unterstützt werden. Dies stellt sicher, dass alle während der Audits identifizierten Mängel sowie Vorkommnisse aus dem Tagesgeschäft zeitnah und effektiv angegangen werden.
Die Anpassung des Prüfungs- und Bewertungsprozesses, die Verbesserung der Datenerfassung und Informationsverteilung sowie die Integration wichtiger Funktionen wie Ticketing und Workflow-Management sind für Unternehmen in der Lebensmittelindustrie von entscheidendem Mehrwert.
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Dieser innovative Prozess im Audit- und Inspektionsmanagement bietet Organisationen einen Weg, ihre Audit-Effizienz und -Wirksamkeit erheblich zu steigern. Indem er kritische Komponenten des Auditprozesses automatisiert und vereinfacht, spart er nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Ergebnisse. Dies führt zu einer verbesserten Einhaltung von Vorschriften, besserer Qualitätskontrolle und letztendlich zu besseren Unternehmensergebnissen.
Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten, die intelligente Prüfformulare zur Automatisierung und Integration Ihrer Prozesse beitragen können. Kontaktieren Sie uns unter
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