Standardisierung und Individualisierung schliessen sich aus Sicht eines Unternehmens nicht zwangsläufig aus. Sie können zwei Seiten der selben Medaille sein.
Für Unternehmen sind standardisierte Prozesse notwendig, um ein gemeinsames Verständnis für Abläufe, Qualität und die Ergebnisse zu schaffen. Dazu kommt die wirtschaftliche Betrachtung hinsichtlich der Ressourcen, letztlich ausgedrückt in kurzen Durchlaufzeiten und niedrigen Kosten.
Um diese Ziele zu erreichen ist wiederum ein gutes Stück Individualisierung notwendig. Beispielsweise sollen die im Audit gewonnen Informationen empfängergerecht an die richtigen Stellen gesendet werden und gleichzeitig einen lähmenden Informationsüberfluss vermeiden. Darüber hinaus kann die Abbildung spezifischer Unternehmensprozesse sowohl im Audit als auch bei der Informationsverteilung einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil schaffen.
Um dieses Zielsystem aus Qualität, Effizienz und Effektivität bestmöglich zu unterstützen, bietet die Digitalisierung des gesamten Audit Managements einen erheblichen Mehrwert.
Unternehmen benötigen sowohl standardisierte als auch individuell angepasste Prozesse für effiziente Abläufe und wirksames Auditmanagement.
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Betrachten wir die Ergebnispräsentation an die unterschiedlichen Empfänger eines Audits bzw. einer Gruppe von Audits, können wir diese in drei miteinander verbundene Bereiche einteilen:
Audit Report
Die relevanten Ergebnisse und Details eines Audits werden im Audit Report dargestellt. Berücksichtigt man jedoch, dass der Audit Report an verschiedene Empfänger - nennen wir sie „Stakeholder" - versendet wird, stellt sich die Frage nach der „Relevanz" für jeden dieser Stakeholder.
Damit jeder Stakeholder die für ihn nützlichen und präzisen Informationen erhält, sollte der Audit Report entsprechend konfiguriert werden.
Um einen Audit Report empfängergerecht an die entsprechenden Stakeholder zu versenden, bieten sich die folgenden Überlegungen an.
Stakeholder - wer erhält die Informationen?
Zunächst erfolgt die Festlegung der Stakeholder als interne oder externe Empfänger oder Empfängergruppen wie z.B. das Management, Abteilungen oder Arbeitsgruppen.
Das Einbeziehen von „relativen" Empfängern als Stakeholder, welche beispielsweise mit dem Prüfort des Audits in Zusammenhang stehen, ist eine wesentliche Voraussetzung, um die hier vorgesehene Automatisierung zu erreichen. Diese Stakeholder sind je Prüfort unterschiedlich.
Ebenso gibt es häufig Gruppen von Verantwortlichen, welche beispielsweise als interne oder externe Spezialisten zur Mängelbeseitigung an bestimmten Prüforten wie einem Produktionsstandort oder für eine regionale Gruppe von Filialen zuständig sind.
Inhalt - welche Informationen werden benötigt?
Um den Informationsbedarf empfängergerecht zu steuern, sollte festgelegt werden, ob ein Stakeholder den Audit Report unabhängig vom erreichten Ergebnis erhalten soll oder nur im Falle einer bestimmten (z.B. negativen) Gesamtbewertung. Ist die Gesamtübersicht gewünscht oder soll nach einem Management by exception verfahren werden?
In einer zweiten Stufe sollte je Stakeholder geklärt werden, ob alle Inhalte oder nur bestimmte Bewertungen benötigt werden. Beispielsweise wird an den Auftraggeber der Gesamtbericht versendet, während ein Fachbereich zur Mängelbeseitigung nur die für ihn bestimmten Positionen erhält, welche der Auditor als Mangel gekennzeichnet hat.
Layout - welche Darstellungsform wird gewünscht?
Ein vollständiger Audit Report besteht meist aus einer zusammenfassenden Übersicht mit aussagekräftigen Diagrammen, Grafiken, Tabellen sowie dem Gesamtbericht des Auditors, um dem Leser auf den Folgeseiten die detaillierte Dokumentation jeder Frage zu präsentieren.
Das selbe Layout eignet sich jedoch nur begrenzt für alle Stakeholder. Die Fachabteilung interessiert sich in der Regel nicht für die Bewertung und das umfassende Bild. Es geht vielmehr um die möglichst einfach zu erfassende Mängelbeschreibung in Text und Bild.
Detailierungsgrad - welcher Umfang der Informationen ist passend?
Die empfängergerechte Präsentation der Inhalte reduziert jenen Informations Overload, welcher manche Organisationen lähmt. Wie die bereits besprochenen Themenbereiche Stakeholder, Inhalt und Layout zeigen kann dem wirksam entgegengewirkt werden.
Ein weiterer Aspekt ist der Detaillierungsgrad mit welchem die vom Auditor erfassten Informationen dargestellt werden sollen. Beispiele der Inhalte sind:
Je nach Stakeholder stellen diese Daten wertvolle Informationen dar oder werden vom Leser für seinen Zweck nicht benötigt und sollten entfallen.
Kommunikationsform - wie soll informiert werden?
In international tätigen Unternehmen ist die Sprache des Empfängers ein wichtiges Kriterium bei der Kommunikation. Entsprechend dem in der Organisation festgelegten Rahmen sollten diese Sprachen im Audit System zur Verfügung stehen und somit auch den Audit Report in der Sprache des Empfängers generieren können.
Die Zustellung des Audit Reports erfolgt in der Regel per Email an jeden definierten Empfänger unter Berücksichtigung aller hier erwähnten Merkmale.
Aber auch hier gilt: Ist das nicht gewünscht, kann der Audit Report selbstverständlich auch - je nach Benutzerberechtigung - im System abgerufen werden.
Die Anpassung des Inhalts, des Präsentationsformats, des Informationsumfangs und der Kommunikationsmethode von Prüfungsberichten an die Bedürfnisse der einzelnen Interessengruppen liefert aussagekräftige Informationen und verhindert eine Informationsüberlastung.
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Dashboard Report
Für das Management ist der Audit Report ein wichtiges operatives Instrument. Sobald der Verantwortungsbereich jedoch mehrere Prüforte und Audits umfasst, wird eine Ergebnispräsentation benötigt, welche den eigenen Verantwortungsbereich umfasst.
Diese Übersicht wird durch Dashboards bereitgestellt, welche - abhängig vom Zweck - die Ergebnisse verständlich aufbereitet darstellen.
Im Folgenden betrachten wir einige Beispiele, wie ein solches Dashboard aussehen könnte.
Die Perspektive orientiert sich am Bedarf und kann beispielsweise die Ergebnisse eines Prüfformulars oder auch eine Gruppe von (vergleichbaren) Prüfformularen bei unterschiedlichen Prüforten darstellen.
Je nach der Organisation im Unternehmen könnten bestimmte Gruppen von Audits zusammengefasst werden, die Bewertung über eine 3. Dimension (sogenannte Domänen) ausgewertet oder der Fokus auf technische Merkmale und Geräte gelegt werden. Gerade bei Dashboards gibt es sehr unterschiedliche Ideen und Anforderungen, welche flexible und individuell realisiert werden können.
Ein weiteres Element ist der Zeitraum der Betrachtung. Für das Management sind es häufig Betrachtungen auf monatlicher Basis sowie Quartal-, Halbjahres- oder Jahresergebnisse. Wählbar ist natürlich jeder beliebige Zeitraum. Die Ergebnisse können als Einzelwerte oder auch als Trends interessant sein - abhängig vom Informationsbedarf.
Die Darstellung der Ergebnisse erfolgt in der Regel als Key Performance Indicators (KPI), als Diagramme (Säulen-, Balken-, Polygon-, Donut- oder Kuchendiagramm, etc.) oder in Tabellenform. Die leichte Interpretierbarkeit der Ergebnisse wird natürlich auch durch die Farbcodierung unterstützt. Negative Werte werden beispielsweise rot, positive grün dargestellt.
Die Daten werden als Ergebnis je festgelegter Gruppierung präsentiert oder als Trends und Benchmarks.
Interessant wird es bei mehrstufigen Organisationen, beispielsweise einer Hierarchieform in Konzernen, im Filialverkauf oder in grossen Produktionsbetrieben. Hier können die Daten entsprechend der Hierarchieebene aggregiert dargestellt werden. Die Benutzersteuerung erlaubt dann beispielsweise den Zugriff auf das Dashboard nur bis zur individuellen Organisationsstufe des Benutzers.
Der Abruf des Dashboards kann jederzeit im webgestützten Panel erfolgen. Bei periodisch generierten Dashboards erhalten die Manager in der Regel eine Email mit Direktlink auf ihre Navigationsebene.
Zur Veranschaulichung ein Beispiel aus einem Filialunternehmen: Die Manager der Verkaufsorganisation erhalten am Monatsersten um 7 Uhr eine Email mit ihrem individuellen Link auf das Dashboard für den Vormonat. Der Gesamtverkaufsleiter hat somit Zugriff auf alle Hierarchieebenen, während der regionale Verkaufsleiter Zugriff auf seine Hierarchieebene erhält und die darunter liegenden Ebenen betrachten kann. Die über seiner Stufe liegenden Hierarchieebenen kann er in diesem Beispiel nicht betrachten.
Mit Drill Down / Drill Up können die Daten betrachtet und analysiert werden. Entdeckt der Manager ein negatives („rotes") Ergebnis kann er mit wenigen Klicks direkt bis hin zu den Audit Reports gelangen, welche hierfür ursächlich sind.
Das Dashboard erleichtert es dem Management erheblich den Überblick zu bewahren ohne jeden einzelnen Audit Report zu sichten. Unerwünschte Ergebnisse werden sofort sichtbar und können mit wenigen Klicks bis zur Ursache verfolgt werden.
Für das anschliessende Führungsgespräch können die Daten als PDF oder Excel heruntergeladen werden, wenn der online Zugriff auf das Dasbhoard im Meeting nicht genutzt werden kann.
Ein Dashboard, das auf die Position und die Rolle des Betrachters im Unternehmen abgestimmt ist, ermöglicht dem Management aggregierte Ergebnisse über die Audits auf verschiedenen Organisationsebenen zu erhalten.
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Analyse Reports
Ein effektives Audit Management erfordert ebenso die Möglichkeit die Prüfdaten eingehend zu analysieren, um wichtige Einsichten zu gewinnen und Trends zu verstehen.
Der Bedarf an Informationen ist je nach Unternehmen unterschiedlich. Betrachten wir einige der Analysetools im Überblick:
Prüfdatenanalyse:
Die umfassendste und damit detaillierteste Analyse bezieht sich auf sämtliche Daten, welche in den Audits erfasst wurden. Dadurch können Bewertungstendenzen, Zusammenhänge und Ursachen und vieles mehr aus den Daten gewonnen werden.
Standard Reports:
Entsprechend dem Informationsbedarf können Übersichten zu Audit Ergebnissen, durchgeführten oder offenen Audits erstellt werden. Die Ergebnisse bieten dem Management einen wertvollen Gesamtüberblick und können zur Audit Planung verwendet werden.
Spezielle (individuelle) Reports:
Die Reports können an die Bedürfnisse des Empfängers angepasst werden. Es ist möglich, periodische Zustellungen via Email einzurichten, um den Empfänger immer auf dem neuesten Stand zu halten.
Der Zugriff auf die Reports ist rollenbasiert und verhindert so beispielsweise die Einsicht in Daten anderer Abteilungen. Neben der oben erwähnten automatischen Generierung und Zusendung können die Reports jederzeit im webgestützten Panel abgerufen und bei Bedarf via Knopfdruck in Excel exportiert werden.
Eine gründliche und automatisierte Analyse aller während des Audits gesammelten Daten ermöglicht es dem Management, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
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Die hier vorgestellten Vorteile durch die Digitalisierung des Audit Prozesses sind natürlich nur ein Auszug der Möglichkeiten. Wenn es in Ihrem Unternehmen spezielle Anforderungen und Ideen gibt, welche hier nicht behandelt wurden, senden Sie uns gerne eine Email an
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