Reporting für hierarchisch strukturierte Organisationen

In grossen Organisationen mit einer mehrstufigen hierarchischen Struktur muss es eine klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den Rollen geben, um eine hohe Effizienz und Leistung zu gewährleisten. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in der Lebensmittelindustrie, die stark reguliert ist. Die ständige Forderung nach Einhaltung immer strengerer Standards für Lebensmittelsicherheit, -qualität und -schutz sowie die Erfüllung wachsender Kundenerwartungen üben Druck auf alle Ebenen solcher Organisationen aus. Natürlich variiert dieser Druck je nach Rolle und Position in der Hierarchie, ebenso wie die Bedürfnisse, die er weckt. Lassen Sie uns diese Bedürfnisse analysieren, denn sie zu verstehen ist entscheidend, um Organisationen in die Lage zu versetzen, auf diese Anforderungen zu reagieren und somit die Belastung für die Entscheidungsträger zu verringern.

Verschiedene organisatorische Rollen benötigen unterschiedliche Informationen und Werkzeuge, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Ob es sich um einen internen oder sogar externen Techniker, einen Manager der mittleren Ebene oder eine Führungskraft auf hoher Ebene handelt, sie werden sich wahrscheinlich zumindest für einen Teil ihrer Aufgaben auf Informationen aus Auditberichten verlassen. Sicherzustellen, dass jeder in der Organisation genau die Informationen erhält, die er braucht, und zwar genau dann, wenn er sie braucht, und zwar in einer Form, die ihm und der Marke am besten entspricht, ist eine komplexe Herausforderung. Glücklicherweise ist diese Herausforderung leicht zu bewältigen, wenn Sie einen massgeschneiderten Ansatz für die Erstellung und Verteilung von Auditberichten wählen. 

Die Herausforderungen der Individualisierung

Die herkömmliche Alternative ist jedoch noch weniger effizient, da es sich bei der Berichterstattung nicht um einen Prozess handelt, der für alle gleich ist. Die Verteilung eines einzigen Berichts im gesamten Unternehmen führt dazu, dass alle Empfänger dieselben Informationen erhalten, von denen die meisten für ihre unterschiedlichen Aufgaben möglicherweise unnötig sind. Dadurch sind sie gezwungen, sich durch unwichtige Details zu arbeiten, um diejenigen zu finden, die für sie wichtig sind, was wiederum sehr ineffizient ist. 

Personalisierung durch Automatisierung

Intelligente digitale Lösungen, die sich vollständig und nahtlos in die bestehende Infrastruktur des Unternehmens integrieren, ermöglichen die Automatisierung aller Prozesse des Unternehmens, einschliesslich der Erstellung massgeschneiderter Prüfungsberichte. Dank eines hohen Integrationsgrades, der alle relevanten Daten einschliesst, wird die rechtzeitige Bereitstellung personalisierter Informationen im gewünschten Format für jeden Berichtsempfänger von einer mühsamen, kaum lohnenden Aufgabe, die Stunden oder gar Tage in Anspruch nimmt, zu einer einfachen automatisierten Aktion des Systems, die keinen zusätzlichen Aufwand für irgendjemanden in der Organisation erfordert.

Kurz gesagt, eine einzige Funktion - die automatisierte Berichterstellung - ermöglicht eine vollständige Anpassung des gesamten Berichtsprozesses, bietet unzählige Vorteile für das Unternehmen und bildet die Grundlage für neue Prozesse, die das Unternehmen weiter voranbringen können. Lassen Sie uns einige der wichtigsten Vorteile dieser Funktion betrachten.

Mit den Empfängern Schritt halten

Personalisierung beginnt damit, dass man die Zielgruppe kennt und ihre einzigartigen Bedürfnisse versteht. Nur ist es in diesem Fall das System, das dank der oben erwähnten Integration weiss, was jeder Empfänger braucht. Die Art des Berichts, den jeder Empfänger erhält, die Detailtiefe des Berichts, sogar die Sprache, in der er verfasst ist - all diese Daten können auf der Grundlage der hierarchischen Struktur des Unternehmens in das System integriert werden. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, erstellt das System automatisch und sofort die Berichte und verteilt sie an die vorher festgelegten Empfänger. Damit spart das Unternehmen eine gehörige Menge an Zeit und Arbeitskraft, die nun für viele andere dringende Angelegenheiten genutzt werden kann.

• Breites Spektrum: Einige Empfänger, z.B. die Prüfer selbst, müssen den vollständigen Prüfungsbericht erhalten, der alle während der Prüfung gesammelten Informationen enthält. Während die manuelle Erstellung eines allumfassenden Berichts zu viel Zeit und Mühe erfordern würde, kann der Prüfer mit Hilfe einer intelligenten Auditing-Lösung einen solchen Bericht einfach nach Abschluss des Audits versenden und sicher sein, dass er korrekt und vollständig transparent ist.

• Technische Inhalte für die Fehlerbehebung: Techniker und andere Empfänger, die für die Behebung von erkannten Fehlern und die Lösung von Tickets verantwortlich sind, benötigen keinen allumfassenden Bericht. Sie benötigen jedoch so viele Details wie möglich, die für den Fehler, für den sie verantwortlich sind, relevant sind. Wenn beispielsweise ein interner Techniker mit der Wartung von Kaffeemaschinen in einer Food Service Kette beauftragt ist, sind die Informationen, die er benötigt, der Standort der zu wartenden Kaffeemaschinen, die Seriennummer im System des Unternehmens, die Beschreibung des Defekts, die benötigten Werkzeuge und Ersatzteile usw. Der Bericht, den sie erhalten, trägt diesem Bedarf Rechnung. Nach dem Audit wird für jeden während des Audits entdeckten Defekt automatisch ein Bericht erstellt und verschickt, so dass die Mitarbeiter sofort wissen, wo sie hingehen und was sie tun müssen. Dies beschleunigt die Fehlerbehebung immens und verkürzt die Ausfallzeiten aufgrund defekter Geräte erheblich.

• Dynamisches Dashboard: Das dynamische Dashboard ist vielleicht das beste Beispiel für das Zusammenspiel von Automatisierung und Anpassung und bietet unschätzbare Einblicke in die Leistung des Unternehmens auf allen Ebenen. Es wird automatisch aus einer beliebigen Anzahl und Art von Auditberichten generiert und ermöglicht jedem Benutzer den Zugriff auf einen detaillierten Leistungsüberblick, der für seine Rolle im Unternehmen relevant ist. Was bedeutet das nun genau? Einfach ausgedrückt bedeutet es, dass ein einziges Dashboard aus mehreren Ebenen besteht, die dynamisch auf die individuellen Bedürfnisse aller Benutzer mit Zugang zugeschnitten sind. So haben z.B. ein Vertriebsleiter, ein Filialleiter und ein Geschäftsführer Zugriff auf verschiedene Ebenen desselben Dashboards und damit auf unterschiedliche Informationen. So wird sichergestellt, dass jeder Benutzer die Daten erhält, die er benötigt, ohne dass er mit Details belastet wird, die für seine Rolle irrelevant sind. Das Ergebnis ist, dass die Analyse- und Entscheidungsprozesse auf allen Ebenen viel effizienter sind.