Notiert | Steuerung und Dokumentation

Eine interaktive Steuerung und Kommunikation zwischen den prozessbeteiligten Abteilungen und Personen ist von grosser Bedeutung. Es geht darum, einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Dieser Prozess kann automatisiert unterstützt werden, um die empfängergerechte Information sicherzustellen. Bei einem Lebensmittelfilialisten kann die interaktive Kommunikation zwischen dem QM Inspektor und der Filialen im Anschluss an eine Inspektion von entscheidender Bedeutung sein. Wenn Qualitätsmängel festgestellt werden, ermöglicht die lückenlose Kommunikation zwischen den Verantwortlichen eine unmittelbare Reaktion, um die Mängel zu beheben und die Lebensmittelsicherheit zu gewährleisten.

Die lückenlose und zeitgerechte Bearbeitung von Verbesserungsprozessen ist für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens entscheidend. Effiziente Prozesse reduzieren die Durchlaufzeit und erhöhen die Produktivität. Bei einem Audit oder einer Inspektion sorgt die zeitnahe Bearbeitung von Verbesserungsprozessen dafür, dass die Ursache von Mängeln schnell identifiziert und behoben werden. Dies führt zu einem nachhaltig höheren Niveau an Qualität, Sicherheit und Verfügbarkeit und damit zur Kundenzufriedenheit. Wenn beispielsweise der interne technische Service oder ein externer Dienstleister unmittelbar nach dem Audit automatisch sämtliche relevante Informationen über das Gerät mit der technischen Störung erhält, kann er unverzüglich reagieren und die für die Reparatur notwendigen Massnahmen ergreifen. Dadurch wird die Störungsbehebung erheblich beschleunigt und es entstehen zudem weniger Kosten, da aufgrund der umfassenden Informationslage meist nur ein Einsatz notwendig wird.

Eine automatisierte Dokumentation des gesamten Workflows bietet zahlreiche Vorteile. Sie gewährleistet eine vollständige Aufzeichnung aller Prozessschritte und erleichtert die Nachverfolgung und Analyse. Diese Informationen sind für wirkungsvolle Korrektur- und Verbesserungsprozesse unerlässlich. Beispielsweise wird der gesamte Kundenreklamationsprozess als integrierter Verbesserungsprozess in einem Workflow abgebildet und regelbasiert an die verschiedenen verantwortlichen Stellen weitergeleitet. Die bei der Bearbeitung eingegebenen Informationen werden automatisch gespeichert und ermöglichen so eine umfassende Dokumentation eines jeden Reklamationsvorgangs.

Die Analyse von Schwachstellen, Massnahmen und deren Auswirkungen ist grundlegend für die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen. Durch das Erstellen von Reports und die gezielte Analyse können Prozesse optimiert und Schwachstellen beseitigt werden. So ermöglicht die systematische Auswertung der Audit Ergebnisse bei einem Lebensmittelfilialisten, Bereiche wie Produktfrische, Lagerung und Kundenfeedback zu analysieren und gezielt zu verbessern. Benchmarks, Trends und Vergleiche weisen auf den Handlungsbedarf hin.