Auditoren – insbesondere bei internen Audits, Checks und Inspektionen – können Abweichungen an Geräten oder Anlagen auch ohne technischen Hintergrund einfach identifizieren und beschreiben. Mit dem smarten Auditsystem acture wählen sie das betroffene Gerät direkt im Audit aus. Unterstützende Elemente wie Fotos, Videos, Anmerkungen oder vordefinierte Beschreibungen sorgen dafür, dass die Störung klar dokumentiert und vom Techniker bereits vor dem Einsatz vollständig verstanden wird.
Durch die direkte Verknüpfung von Abweichungen mit dem richtigen Gerät – und im Hintergrund automatisch mit dessen Stammdaten – werden mögliche Missverständnisse in der späteren Kommunikation vermieden. Das Ergebnis: weniger Unklarheiten, schnellere Lösungen.
acture bietet Auditoren eine Live-Übersicht über alle in der jeweiligen Organisationseinheit installierten Geräte, inklusive relevanter Schlüsseldaten zur eindeutigen Identifikation und ggf. verknüpfter Ersatzteile. Sobald eine Abweichung erfasst wird, werden alle zugehörigen Informationen automatisch in den Bericht und das Ticket übertragen – Techniker erhalten damit den vollständigen Kontext, bevor sie mit der Arbeit beginnen.
Praxis Beispiel: Gerätedaten nur einen Klick entfernt
Ob bei einem GMP-Rundgang in der Lebensmittelproduktion, einer Arbeitssicherheits Inspektion in einem Logistikzentrum oder einer Filialbegehung im Handel:
Sobald eine Abweichung im Zusammenhang mit einem Gerät, einer Anlage oder Installation festgestellt wird, kann die entsprechende Komponente direkt aus einer Liste ausgewählt und zugewiesen werden. Wurde im Vorfeld ein QR-Code angebracht, lässt sich dieser einfach scannen. So sind alle relevanten Informationen zur Behebung der Störung eindeutig verknüpft – was den Korrekturprozess erheblich vereinfacht und beschleunigt, und somit Zeit und Kosten spart.
Fachressourcen gezielt einsetzen
Um unnötige Techniker-Einsätze zu reduzieren, unterstützt acture den Einsatz geführter Erste Hilfe Checklisten. Diese ermöglichen es den Teams vor Ort, einfache Störungen selbst zu beheben – etwa durch Überprüfung der Stromversorgung oder Filter – bevor technische Unterstützung angefordert wird. So lassen sich unnötige Fahrten vermeiden, bei denen ein Spezialist lediglich „aus- und wieder einschaltet".
Das beschleunigt nicht nur die alltäglichen Abläufe, sondern entlastet auch die technischen Teams, sodass sie sich auf Aufgaben konzentrieren können, die wirklich ihre Fachkompetenz erfordern.
Effiziente Geräteverlagerung
Vom Wareneingang über die Diagnose, Reparatur, Rückgabe, Wiederverwendung bis hin zur Aussonderung – jeder Schritt wird erfasst. Der vollständig integrierte Prozess stellt sicher, dass kein Gerät verloren oder vergessen wird.
Fällt ein Gerät aus – egal ob am Point of Sale oder in der Produktion – scannt das Personal einfach den QR-Code, um einen strukturierten Workflow auszulösen, z. B.:
- Abholauftrag an das Technik-Team oder die Werkstatt
- Ersatzgerät wird bestellt
- Alle relevanten Stellen werden automatisch per ticket und/oder E-Mail benachrichtigt
Der Geräte-Transferprozess kann vollständig an den realen physischen Ablauf angepasst werden. Geräte lassen sich per Scan oder manueller Eingabe auf ihren neuen Standort registrieren – z. B. Standort, Abteilung, Filiale, Produktionslinie, Lager oder Werkstatt.
Automatisch werden tickets als Arbeitsaufträge für die Werkstatt erzeugt, Transport- oder Lieferbelege erstellt und relevante Informationen an die Anlagenbuchhaltung weitergeleitet. Dieses Setup unterstützt ein effizientes Inventarmanagement und sorgt dafür, dass etwaige Unstimmigkeiten lückenlos anhand der Transferhistorie nachvollzogen werden können.
Strategische Einblicke für eine intelligentere Beschaffung
Bei Geräten mit wiederkehrenden Störungen ermöglicht die strukturierte Historie eine genauere Diagnose und fundiertere Entscheidungen – sowohl kurzfristig als auch über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
Im Laufe der Zeit liefert das Gerätemanagement-Modul wertvolle Erkenntnisse, etwa:
- Welche Modelle besonders störanfällig sind
- Welche Marken am wenigsten Reparaturen benötigen
- An welchen Standorten am häufigsten Ersatzgeräte gemeldet werden
Diese Daten unterstützen eine datenbasierte Beschaffungsstrategie und helfen Unternehmen, in zuverlässige Technik zu investieren, Ausfallzeiten zu reduzieren und langfristige Wartungskosten zu senken.
Lebenszyklusmanagement und strategische Steuerung
acture geht über akute Reparaturbedarfe hinaus – es unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Geräten. Wird ein Gerät als irreparabel eingestuft, können automatisierte Workflows die Ersatzbeschaffung einleiten und die Aussonderung koordinieren – abteilungsübergreifend und nahtlos.
Die umfassende Nachverfolgung von Gerätestatus, Reparaturhistorie und Ersatzteilnutzung liefert strategisch wertvolle Erkenntnisse. Diese Datenbasis stärkt langfristig fundierte Beschaffungsentscheidungen, verbessert das Anlagenmanagement und unterstützt die Budgetplanung. Das Ergebnis: höhere betriebliche Effizienz und bessere finanzielle Steuerung.
Umstellung mit messbarem Mehrwert
Der Wechsel zu einem intelligenten Ansatz bietet klare operative und wirtschaftliche Vorteile:
- Minimierung von Kommunikationsaufwand und Nachverfolgung
- Techniker treffen vollständig informiert und ausgestattet vor Ort ein
- Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Dokumentation für die Compliance
- Weniger Ausfallzeiten und geringere Betriebsunterbrechungen
- Präventive Wartung unterstützt die Einhaltung von Standards wie HACCP, GFSI, IFS, BRC, ISO 22000, ISO 9001 u. a.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Prozessen erhalten sowohl externe Dienstleister als auch interne Techniker ein vollständiges Informationspaket – mit Gerätedaten, multimedialer Dokumentation, standardisierten Fehlersuchroutinen und klar definierten Aufgaben.
