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Bilder statt Worte | Dokumentation

Die Dokumentation des Audits umfasst die Aufzeichnung der Ergebnisse, die Identifizierung von Mängeln sowie die Kommunikation von Empfehlungen zur Beseitigung dieser Mängel. Um eine schnelle und effektive Umsetzung der Massnahmen zu ermöglichen, ist es wichtig, dass der Auditor bei der Dokumentation des Audits bestmöglich unterstützt wird.

Massnahmenkatalog mit Textbausteinen

Die Verwendung von Textbausteinen aus einem Massnahmenkatalog ermöglicht es, konsistente und vergleichbare Kommentare zu erstellen. Dies führt zu einer einheitlicheren Kommunikation und erleichtert die Nachverfolgung von Massnahmen. Der Auditor sollte diese Texte bei Bedarf individuell bearbeiten können, um auf Besonderheiten einzugehen. Zum Beispiel kann in einem Verteilzentrum während eines Sicherheitsaudits der Auditor standardisierte Kommentare für typische Mangelbeschreibungen wie "Blockierte Notausgänge müssen frei bleiben" oder "Fehlende Sicherheitsbeschilderung umgehend anbringen" nutzen. Dies gewährleistet, dass alle Auditoren dieselben Kriterien anwenden und verbessert die Vergleichbarkeit der Dokumentation über verschiedene Standorte hinweg. Dies ermöglicht eine einheitliche und vergleichbare Formulierung von Kommentaren und Empfehlungen. 

Effiziente Audit-Dokumentation durch standardisierte Kommentare, automatisierte Bildzuordnung und visuelle Hilfsmittel, erhöht Transparenz, Qualität und Prozesssicherheit in Unternehmen.


Automatische Zuordnung von Bildern für präzise Dokumentation

Die automatische und eindeutige Zuordnung von Fotos, Bildern und Videos zu spezifischen Auditfragen ist essentiell, um eine klare und nachvollziehbare Dokumentation zu gewährleisten. In einer Supermarktfiliale kann der Auditor Fotos von Regalanordnungen oder Frischebereichen aufnehmen und diese automatisch den entsprechenden Fragen zuordnen. Dies erleichtert die spätere Analyse und ermöglicht eine genaue Nachverfolgung von Veränderungen und Verbesserungen. Zudem hat die Praxis gezeigt, dass ein auditierter Bereich sensibel auf Fotos von Abweichungen oder Missständen reagiert und diese Situationen zukünftig nachhaltig vermeiden möchte.

Visuelle Hilfsmittel zur Verdeutlichung komplexer Sachverhalte

Zeichnungen und Markierungen auf Fotos oder Zeichenflächen sind wichtige Werkzeuge, um komplexe Sachverhalte klar und verständlich zu visualisieren. Bei einem Qualitätsaudit in einer Produktionsstätte könnte der Auditor beispielsweise Fotos von Maschinen mit Markierungen versehen, um spezifische Problembereiche hervorzuheben. Dies erleichtert die Kommunikation mit dem Wartungsteam und stellt sicher, dass die Mängel präzise identifiziert und zeitnah behoben werden.

Die Integration von fortschrittlichen Dokumentationstechniken in Auditprozesse unterstützt Unternehmen dabei, Mängel effizienter zu identifizieren und zu beheben. Durch den Einsatz von standardisierten Kommentaren, automatisierter Bildzuordnung und visuellen Hilfsmitteln wird nicht nur die Qualität der Audits erhöht, sondern auch die Prozesssicherheit und die Transparenz der Dokumentation verbessert. Dies unterstützt die Auditoren bestmöglich, führt zu einer kontinuierlichen Optimierung der Unternehmensstandards und steigert die Gesamtqualität der Produkte und Dienstleistungen.


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