Nicht mehr, nicht weniger
In der weitläufigen Lebensmittelbranche mit ihren vielen Segmenten, Spezialgebieten und zahllosen Unternehmen unterscheiden sich selbst scheinbar ähnliche Organisationen in oft signifikanter Weise. Wenn es darum geht, die Effizienz ihrer Audit Prozesse zu steigern, tun sich Unternehmen daher oft schwer, eine Lösung zu finden, die all ihren Bedürfnissen gerecht wird und gleichzeitig nicht zu komplex ist. In dieser dynamischen und stark regulierten Branche sind zuverlässige und funktionale Audit Tools, welche die Abläufe des Unternehmens vollständig unterstützen wichtig, um die Einhaltung von Regularien zu gewährleisten und dabei technisch up to date zu bleiben. Es verwundert daher nicht, dass immer mehr Unternehmen auf der Suche nach der richtigen Lösung letztlich an smarte Audit Software gelangen, die ihren Anforderungen entspricht. Im Idealfall arbeiten sie eng mit dem Softwareanbieter zusammen, um die spezifischen Zusatzkomponenten zu definieren, die ihnen helfen, einerseits den Branchenstandard zu nutzen und gleichzeitig ihre eigenen Prozesse umzusetzen, mit denen sie sich von anderen Unternehmen abheben.
Eine anpassbare Software, die auf soliden Standardfunktionalitäten aufbaut, ermöglicht eine umfassende Optimierung der Prozesse und eine leistungsstarke Möglichkeit, sich Wettbewerbsvorteile zu sichern. Passen Sie Ihre smart auditing Lösung bei Bedarf an alles an, was Ihr Unternehmen einzigartig macht.
Welche Vorteile kann eine smart Auditing Lösung bieten?
Der Wert der Individualisierung
Eine moderne, modular aufgebaute smart Auditing Lösung ermöglicht die Anpassung an die individuellen Bedürfnisse einer Organisation. Je nach Unternehmensgrösse, Geschäftszweck und Struktur können verschiedene Geschäftsbereiche, Fachbereiche und Benutzergruppen unterschiedliche Anforderungen haben, welche in einer Softwarelösung abgebildet werden sollen. Dieses Anpassungspotenzial ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe und Prozesse zu verbessern, indem einzelne Funktionen oder auch ganze Module an die ganz spezifischen Abläufe angepasst werden.
Einige Beispiele aus der Praxis, wie Audits, Checks und Inspektionen mit einer smart Auditing Software deutlich effizienter gestaltet werden können.
Erkennung, Korrektur, Vorbeugung - unterschiedliche Aspekte spielen eine wichtige Rolle für die Qualität und Sicherheit in der Lebensmittelindustrie. Um Mängel zu erkennen, zu beheben und zu verhindern, muss ein Unternehmen deshalb Audit Prozesse entwickeln, die sowohl den eigenen Anforderungen als auch den Vorgaben der Aufsichtsbehörden gerecht werden und gleichzeitig die Zufriedenheit der Stakeholder sicherstellen. Deshalb sind reine „Out-of-the-Box-Lösungen" oft weniger geeignet als massgeschneiderte Ansätze, welche auf einem spezialisierten Standardsystem aufbauen. Eine flexible Lösung ermöglicht es, eigene Fragebögen, Bewertungskriterien zu erstellen und individuelle Punktesysteme und Berechnungsregeln zu implementieren. Prozesse für die Dokumentation und Mängelbehebung sowie für Korrektur- und Vorbeugungsworkflows können individuell angepasst und erweitert werden. Gleichzeitig schafft ein Unternehmen seinen eigenen Standard und erhält somit vergleichbare Ergebnisse.
Beispielsweise kann ein Lebensmitteleinzelhändler bei der Prüfung der Filialen unterschiedliche Themen wie Qualität der Verkaufsartikel, Warendruck, Sauberkeit, Freundlichkeit, etc. prüfen, beurteilen und bewerten. Sämtliche Details zu Abweichungen können direkt vor Ort multimedial dokumentiert werden. Spezifische Informationen, Abläufe und Automationen können integriert werden, damit aus einem Audit ein integrierter Prozess wird. Die Konzepttreue des Verkaufkanals am Point of Sales wird sichergestellt und die Beseitigung der Mängel wird durch die smart Auditing Lösung wirkungsvoll unterstützt.
Datenverwaltung - diese kann durchaus komplex sein, insbesondere in großen Organisationen, die ihre umfangreichen Betriebsdaten regelmässig aktualisieren. Eine smart Auditing Lösung, die sich problemlos in bestehende Systeme integriert, ermöglicht es, Daten automatisch auszutauschen, sie vor Ort bereitzustellen und während des Audits bei Bedarf direkt zu aktualisieren.
Dokumentation, Berichte und Analysen - für kontinuierliche Verbesserung bei gleichzeitiger Kostenverantwortung ist es in einem Unternehmen entscheidend, Prozesse effizient zu gestalten. Aus diesem Grund organisieren und strukturieren Unternehmen Informationen und sollten Standards etablieren, welche im besten Fall empfängergerecht aufbereitet und automatisch verteilt werden.
Beispielsweise werden in einem internationalen Verteilzentrum regelmässig Sicherheitsaudits u.a. nach dem Arbeitsschutzgesetz durchführt. Die Dokumentation erfolgt direkt vor Ort mit Beurteilungen und Bewertungen, Kommentaren, Bildern und bei Bedarf mit Videos. Der Audit Bericht wird direkt mit der Finalisierung des Audits automatisch generiert und an die verschiedenen Empfänger wie Standortleiter, Abteilungsleiter, Arbeitsschutzbeauftragten und die Technische Abteilung zur Mängelbehebung versendet. Struktur, Informationsgehalt und Sprache des Berichtes werden je nach Empfänger vom smart Auditing System individualisiert aufbereitet.
Eine flexibel anpassbare smart Auditing Software sollte immer den Endbenutzer im Fokus haben. Wenn jedes Modul und jede Funktion auf die spezifischen Bedürfnisse der Anwender im Unternehmen zugeschnitten ist, können Unternehmen sicher sein, genau die Lösungen zu erhalten, die sie wirklich benötigen – nicht mehr und nicht weniger. Dies stellt sicher, dass die Effizienz der Audit Prozesse auch in komplexen Branchen wie der Lebensmittelindustrie gewährleistet ist. Durch massgeschneiderte Anpassungen lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und die Software unterstützt präzise die Anforderungen der Anwender.
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