Alles im Blick | Übersichtlichkeit

Für Auditoren ist ein klar strukturierter und einfach zu bedienender Fragenkatalog essenziell. Dies hilft ihnen, einen Überblick über offene und bereits beantwortete Fragen zu behalten. Angenommen, ein Auditor führt eine Qualitätskontrolle in einem Produktionsbetrieb durch. Durch die Anordnung der Fragegruppen und Fragen, die sich beispielsweise am Prozessablauf, an den Räumlichkeiten vor Ort oder an den Prüfthemen orientieren, sollte ein einfacher und intuitiv nachvollziehbarer Zugriff ermöglicht werden. Wird der Dialog zudem optimal strukturiert, kann er schnell erkennen, welche Bereiche bereits geprüft wurden und welche noch ausstehen. So kann er das Audit effizient und zugleich effektiv durchführen.

In der Praxis kann der Verlauf eines Audits von der Struktur abweichen. Der Auditor benötigt deshalb einen schnellen und einfachen Zugriff auf jede Frage. Dies ermöglicht es dem Auditor während des Audits, schnell auf die in der Praxis vorhandene Struktur zu reagieren. In einer Supermarkt Filiale könnte der Auditor beispielsweise auf eine Checkliste zugreifen, die es ihm ermöglicht, nahtlos von der Überprüfung der Personalbezogenen Kriterien zur Beurteilung der Hygiene von Arbeitsmitteln zu wechseln. Diese Flexibilität erhöht die Interaktion mit den verschiedenen Gegebenheiten am Ort des Audits.

Während des Audits informiert eine transparente Darstellung der erfassten Beurteilungen und der entsprechenden Bewertungen über den Zustand vor Ort. Aussagekräftige Informationen und Farbcodierungen (beispielsweise als Ampelsystem) ermöglichen es dem Auditor, die Beurteilungsoptionen schnell zu verstehen und zu interpretieren. Beispielsweise wird ein Sicherheitsaudit in einem Filialbüro durchgeführt. Eine klare Darstellung der Beurteilungsoptionen, etwa in Form eines Ampelsystems, ermöglicht einen schnellen Überblick über den Zustand und weist auf mögliche Sicherheitsmängel hin. Die daraus resultierende Bewertung wird automatisch auf allen Ebenen angezeigt und als Gesamtergebnis für das Audit entsprechend der hinterlegten Berechnungsformel ausgewiesen. Dies erleichtert die nachfolgende Analyse sowie die automatisierte Einleitung von Massnahmen.