Einfacher Zugang | Verfügbarkeit

Das Zusammenstellen wertvoller Informationen ist nur ein Teil des Prüfungsprozesses; es ist entscheidend, die zusammengestellten Informationen schnell und genau zu verteilen. Daten, die nicht unmittelbar verfügbar sind, verlieren an Wert für die Organisation.

Verzögerungen Verringern

Automatisierte E-Mails sind der effizienteste Weg, um Berichte zu verteilen. Das sofortige Versenden eines Berichts an alle relevanten Gruppen oder Personen, vermeidet unnötige Verzögerungen. Beispielsweise wird in einem Supermarkt sofort nach einer Filialkontrolle ein Bericht erstellt. Dieser wird automatisch an das Filialmanagement gesendet, um ohne Verzögerung Massnahmen zur Verbesserung einzuleiten.

Effiziente, schnelle Verteilung von Auditberichten, zentralisierte Speicherung und massgeschneiderte Inhalte sind entscheidend für effektive organisatorische Prozesse und Entscheidungsfindung.

Alles an Einem Ort

Es ist einfacher, etwas zu finden, wenn es nur einen Suchort gibt. Die Speicherung aller Berichte an einem zentralen Ort stellt sicher, dass sie sicher abgelegt sind und nicht verloren gehen. Dies erleichtert den Zugriff auf jeden Bericht für alle berechtigten Personen und verbessert so die Entscheidungsfindung.

Wenn in einer Einzelhandelskette Sicherheitsprüfungen automatisch zentral gespeichert werden, kann das Management jederzeit auf diese Berichte zugreifen. Das ermöglicht eine hohe Transparenz, um sicherzustellen, dass alle Filialen die Sicherheitsstandards einhalten.

Massgeschneidert

Berichte auf die Bedürfnisse jedes Empfängers abzustimmen, verbessert die organisatorischen Prozesse. Wenn Nutzer auf genau die Daten zugreifen können, die sie benötigen, in einer ihnen verständlichen Weise und in ihrer bevorzugten Sprache, können sie ihre Aufgaben am besten erfüllen. So können international tätigte Unternehmen den lokalen Teams Berichte in den verschiedenen Sprachen zur Verfügung stellen. Dies ermöglicht ein besseres Verständnis und eine effizientere Umsetzung der Unternehmensrichtlinien.

Das Sammeln von Daten, egal wie detailliert, ist in der Regel nicht ausreichend. Es ist wichtig, diese Daten ständig verfügbar zu halten und sie für jede Empfängergruppe individuell aufzubereiten. Dies kann bei Bedarf ebenso externe Dienstleister einschliessen, wenn es für die Behebung der Mängel erforderlich ist.