Der intelligente Ansatz für Daten und Dokumentation

Daten und Dokumentation sind das Rückgrat aller organisatorischen Prozesse. Dies ist kein revolutionärer Gedanke mehr. Deshalb ist es erstaunlich, dass viele Organisationen in der Lebensmittelbranche, ob gross oder klein, keine grossen Fortschritte bei der Modernisierung ihrer Datenverwaltung und Dokumentationsstrategien machen, insbesondere bei der Durchführung von Audits und der Analyse ihrer Ergebnisse. Weshalb ist das vor allem in dieser Branche risikobehaftet und warum ist es wichtig, das zu ändern? Wie können Unternehmen ihre Daten- und Dokumentationsprozesse modernisieren und dabei das volle Potenzial des digitalen Zeitalters nutzen?

Traditionelle Vorgehensweisen sind aus gutem Grund so entstanden. Manchmal liegt dieser Grund darin, dass es früher einfach keinen besseren Weg gab, die Dinge zu erledigen. Wenn es jedoch um traditionelle Dokumentationsmethoden für die Auditierung von Prozessen in der Lebensmittelindustrie geht, ist es an der Zeit, loszulassen.

Audits werden manchmal noch auf Papier durchgeführt wenngleich die papierbasierten Dokumentationsmethoden viele Nachteile haben. Diese Methoden sind weitgehend manuell und erfordern viel Zeit und Ressourcen, nicht nur um alle wichtigen Daten während eines Audits zu erfassen, sondern auch, um diese Daten so in das System des Unternehmens zu übertragen, dass sie von Analysetools verarbeitet werden können. Darüber hinaus ist die Erstellung von leicht lesbaren Berichten aus solchen Daten bestenfalls ineffizient. Infolgedessen werden die Ressourcen des Unternehmens bei jeder neuen Prüfung unnötig beansprucht.​

Gefangen in der Mitte

Oft bleiben Organisationen im Übergang zwischen Tradition und Digitalisierung im wahrsten Sinne des Wortes stecken. Mit anderen Worten: Sie verlassen sich zwar auf Software und nicht mehr auf Papier, um Daten zu erfassen, aber die Prozesse zur Dokumentation, Konsolidierung, Analyse und Berichterstattung über die dokumentierten Daten sind nicht integriert. Wenn die Auditoren beispielsweise mehrere Filialen einer Supermarktkette prüfen, verwenden sie digitale Lösungen, d.h. mobile Geräte mit speziell entwickelten Fragebögen, um die relevanten Daten zu erfassen. Diese Daten, zu denen Text-, Bild-, Video- und sogar Sprachaufzeichnungen gehören können, müssen dann jedoch manuell gesucht und in das System des Unternehmens eingegeben werden. Während also die Datenerfassung recht effizient ist, sind es die übrigen Schritte nicht, was bedeutet, dass der gesamte Prozess immer noch weitgehend ineffizient ist.

Beide Situationen können auf lange Sicht weitreichende Folgen haben. Neben der ineffizienten Nutzung von Ressourcen besteht bei jedem Schritt auch ein erhöhtes Risiko menschlicher Fehler, da alle Prozesse grösstenteils manuell ablaufen. Fehler in der Dokumentation können schwerwiegende Folgen haben, insbesondere in der Lebensmittelbranche, wo die Nichteinhaltung von Branchenvorschriften nicht nur ein rechtliches Problem, sondern auch ein Gesundheits- und Sicherheitsrisiko darstellt. Um diese Risiken zu beseitigen oder zumindest deutlich zu reduzieren, muss der Ansatz für Daten und Dokumentation von traditionell und segmentiert zu digital und ganzheitlich geändert werden.​

Smart Auditing Software ist eine umfassende Lösung, die alle Herausforderungen der Datenverwaltung von Audits in der Lebensmittelindustrie angeht. Mit sorgfältig ausgearbeiteter Software und Tools ist es möglich, den Prozess der Informationserfassung während des Audits zu rationalisieren, indem er so einfach und intuitiv wie möglich gestaltet wird. Wenn die Software für jede Organisation individuell konfiguriert wird, ist es möglich, ein hohes Mass an Anpassung zu bieten und jeden Schritt so detailliert oder so vereinfacht wie nötig zu gestalten. Dies spart in der Regel wertvolle Zeit bei der Prüfung selbst. Aber der wahre Wert solcher Lösungen zeigt sich erst in den nachfolgenden Schritten.

Mit voll integrierten digitalen Lösungen kann die Dokumentation nach dem Audit vollständig automatisiert werden. Dazu gehören die automatische Verarbeitung der gesammelten Daten im System, die Erstellung und Verteilung detaillierter Auditberichte und die Erstellung umfassender Dashboards mit detaillierten Analysen - und das alles ohne zusätzliche manuelle Aufgaben, Programme und Tools. Anstatt endlose Stunden mit der manuellen Dateneingabe zu verschwenden, sei es aus gedruckten Quellen oder einer nicht integrierten digitalen Lösung, tippt der Prüfer einfach auf eine Schaltfläche auf seinem mobilen Gerät und alle Daten werden automatisch mit dem System synchronisiert und stehen allen Benutzern mit Zugriff zur Verfügung. Alle Berichte werden automatisch erstellt und stehen sofort zur Überprüfung zur Verfügung. Die Führungskräfte können mit nur wenigen Klicks auf ein Dashboard zugreifen, in dem alle KPIs bereits enthalten sind, so dass sie sich auf der Grundlage vertrauenswürdiger und transparenter Informationen auf zukünftige Strategien konzentrieren können.​

Was bedeutet das alles für die Organisation?

Da weniger Zeit und Arbeitskraft für die Erfassung, Konsolidierung und Analyse von Daten aufgewendet werden muss, werden Ressourcen für andere Projekte frei und das Wachstumspotenzial des Unternehmens wird erheblich gesteigert. Darüber hinaus ist es dank der verbesserten Genauigkeit der Daten und der Dokumentation viel einfacher, die Regeln und Vorschriften der Branche einzuhalten, die Qualitätsstandards zu erfüllen und den von den Kunden erwarteten Service zu bieten.