Der Ort, an dem das Audit stattfindet, kann sehr unterschiedlich sein und reicht von eigenen Unternehmensbereichen bis hin zu geografisch entfernten Orten wie Lagerstätten oder Lieferanten. Es ist wichtig, dass der Auditor über alle relevanten Informationen bezüglich des Audits verfügt und dass die Daten eindeutig mit dem Audit verknüpft werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über die Ergebnisse des Audits informiert sind und Mängel schnell beseitigt werden können.
Relevante Informationen zum Auditort
Ein Audit kann an verschiedenen Orten stattfinden, Beispiele sind Audits im eigenen Unternehmen, gesamthaft oder fokussiert auf Prozesse, Abteilungen oder Fachbereiche. Weiterhin können es auch geografisch entfernte Orte wie beispielsweise Lager- oder Produktionsstätten, Verkaufsfilialen oder Lieferanten sein. Ein Auditor muss über alle relevanten Informationen zum Auditort verfügen. Dies beinhaltet nicht nur die geografische Lage, sondern auch spezifische Details wie die Layouts der Anlagen oder Besonderheiten der Arbeitsabläufe. So können beispielsweise in einem Lebensmittelverarbeitungsbetrieb spezifische Hygienevorschriften für bestimmte Produktionsbereiche gelten, die der Auditor kennen muss.
Effiziente Audits erfordern sämtlich relevante Informationen des Auditorts und klare Zuweisung der Rollen und Verantwortlichkeiten, um zuverlässige Ergebnisse zu gewährleisten und Prozesse zu automatisieren.
Einbindung weiterer beteiligter Personen
Entsprechend dem Ort des Audits sollte sichergestellt werden, dass der Auditor über alle relevanten Informationen verfügt. Dies umfasst die Verantwortlichen vor Ort sowie die Empfänger der Audit-Ergebnisse. In einem Einzelhandelsunternehmen könnten dies beispielsweise der Filialleiter und der regionale Qualitätsmanager sein. Eine klare Zuweisung der Rollen und Verantwortlichkeiten gewährleistet, dass die Ergebnisse des Audits richtig interpretiert und umgesetzt werden. Bestenfalls sind die Daten hinsichtlich dem zu auditierenden Standort inklusive aller Stakeholder beim Start des Audits bereits automatisch mit dem Prüfkatalog verknüpft.
Prozessbezogene Zuordnungen
Weitere Personen, die mit dem Audit in Verbindung stehen, beispielsweise Mitarbeiter vor Ort oder Prozessverantwortliche, sollten ebenfalls eindeutig mit dem Audit verknüpft werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die Ergebnisse des Audits informiert sind und zur Beseitigung von Mängeln beitragen können. Ein Beispiel hierfür könnte ein grosses Lebensmittelproduktionsunternehmen sein, in dem spezifische Sicherheitsaudits durchgeführt werden. Hier ist es wichtig, dass die Daten des Audits, einschließlich Ort, Zeit, beteiligter Personen und spezifischer Sicherheitsanforderungen, klar und eindeutig verknüpft sind.
Die Kombination aus ortsbezogenen Stammdaten, welche in der Regel die Aufbauorganisation betreffen mit den vor Ort erfassten Daten der Ablauforganisation schaffen den Kontext der sowohl für die Audit Reports als auch spätere Analysen wichtig sein kann. Durch die Berücksichtigung aller relevanten Faktoren und die eindeutige Zuweisung und Verknüpfung der Daten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Audits zuverlässige und aussagekräftige Ergebnisse liefern. Dies trägt wesentlich zur Aufrechterhaltung und Verbesserung der Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei.