Tipp 3 | Audits transparent bewerten

Die Auswertung von Audits liefert wertvolle Einblicke, die das Entscheidungsfindungsverfahren innerhalb einer Organisation erheblich verbessern können - vorausgesetzt, der Auswertungsprozess wird sachgemäss durchgeführt und seine Ergebnisse bestmöglich präsentiert.

Es ist möglich und wünschenswert, einen massgeschneiderten Bewertungsprozess zu erstellen, der vollständig den Bedürfnissen der Organisation entspricht und die einzigartige Art und Weise unterstützt, wie diese Organisation funktioniert und Entscheidungen trifft. Obwohl einfache Bewertungsmethoden wie Punkte, Maluspunkte und Noten in vielen Fällen ausreichen und allgemeine Einblicke in Problemzonen bieten, liefern komplexere, an die Prozesse der Organisation angepasste Bewertungsmethoden tiefere Einsichten, die strategisches Denken und fundierte Entscheidungen fördern. Wenn die Ergebnisse solcher Methoden klar und transparent präsentiert werden, hat das Management alles, was es braucht, um die Prozesse der Organisation zu analysieren und letztendlich zu verbessern.

Transparenz beginnt nicht notwendigerweise in der Bewertungsphase, sondern früher, während der Beurteilung. Sie spiegelt sich in der Fähigkeit des Auditors wider, mit genügend Vertrauen die richtige Antwort auf jede Prüfungsfrage auszuwählen und sogar das am besten geeignete Format für jede Antwort zu verwenden. Beispielsweise sind einfache farbcodierte Antworten für einige Fragen eine gute Wahl, aber wenn es vorteilhaft wäre, auch eine ausführlichere Antwort oder einen Kommentar hinzuzufügen, sollte der Auditor dies bereits in der Beurteilungsphase tun können. Diese Fähigkeit erleichtert die Transparenz im nachfolgenden Bewertungsprozess.

Jede transparente Bewertung führt letztendlich idealerweise zu einem transparenten Prüfbericht. Indem die gesammelten Informationen und berechneten Ergebnisse gezielt, sinnvoll und verständlich präsentiert werden, ist es möglich, sicherzustellen, dass jedes Mitglied der Organisation alles erhält, was es benötigt, um seine Rolle erfolgreich auszuführen.

Das Gewichten ist eine nützliche Methode, um die Bedeutung spezifischer Aspekte von Sauberkeit, Qualität, Sicherheit, Leistung usw. vor dem Audit zu bestimmen. Es repräsentiert eine anspruchsvollere Bewertungsmethode, die zu tiefgreifenden Einsichten über jede Prüfungsfrage führt. Das Gewichten kann auf der Ebene einzelner Fragen oder Fragegruppen erfolgen, abhängig von den Bedürfnissen der Organisation, und ihr Detaillierungsgrad kann variieren. Diese Variablen bestimmen den Umfang der Informationen, die mit dem Abschluss der Bewertung geliefert werden.

Während der Auswertung kann die Berechnung auf verschiedene Arten erfolgen, die alle vor Beginn des Audits festgelegt werden. Die Berechnung kann der bestehenden Formularstruktur folgen und ihre Ergebnisse können auf ähnliche Weise präsentiert werden, indem die Struktur der einzelnen Fragen und Fragegruppen in dem während des Audits verwendeten Formular befolgt wird. Obwohl diese Berechnungsmethode zuverlässig und informativ ist, ist es möglich, durch den EInbezug zusätzlicher Dimensionen des Formulars noch tiefere Einblicke zu gewinnen. Diese zusätzlichen Dimensionen sind tatsächlich spezifische Kriterien, die den Formularen unabhängig von ihrer Struktur zugewiesen sind. Diese Kriterien ermöglichen den Vergleich von Ergebnissen über mehrere Formulare und Audits hinweg. Beispielsweise können alle Fragen, denen das gleiche zugrunde liegende Kriterium zugewiesen wurde, also die gleiche "dritte Dimension", auch in verschiedenen Prüfformularen, miteinander verglichen und in den generierten Prüfergebnissen präsentiert werden. Ergebnisse, die auf diesen zusätzlichen Dimensionen basieren, bringen mehr Transparenz und mehr Wissen in die Organisation und erhöhen so die Möglichkeit zur Leistungsverbesserung erheblich.

Wenn Einfachheit und Direktheit der Ergebnisse gegenüber detaillierten und tiefgehenden Informationen bevorzugt werden, können die Auswertungsergebnisse einfach als einfache Berechnung auf Basis einfacher Bewertungsmethoden präsentiert werden. Diese Methoden umfassen Punkte, Maluspunkte oder Noten, die jeder Frage zugewiesen werden. Die Ergebnisse werden dann als einfache Berechnung der vom Auditor während des Audits vergebenen Punkte oder Noten präsentiert.

In einigen Fällen ist es wichtig, dass die gesammelten Informationen so detailliert wie möglich sind, und hier kommt die regelbasierte Bewertung ins Spiel. Die regelbasierte Bewertung ist eine ausgefeilte Bewertungsmethode, die einfache oder abhängige Schwellenwerte, Gewichtungen, Bewertungsskalen oder andere Methoden umfasst, abhängig von den Bedürfnissen und Vorlieben der Organisation. Die Bewertungsregeln sind individuell und auf die Prozesse der Organisation zugeschnitten. Sie werden lange vor dem Audit festgelegt und sind während des Bewertungsprozesses aktiv und werden automatisch befolgt. Da die Regeln speziell für die betreffende Organisation implementiert werden, ist die regelbasierte Bewertung eine hervorragende Möglichkeit, wertvolle Einblicke in die Leistung jedes Bereichs der Organisation zu gewinnen. Dies hilft den Entscheidungsträgern innerhalb der Organisation, strategische und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Wie erwähnt, ist die Transparenz des Bewertungsprozesses und der Prüfergebnisse entscheidend, und es schadet nicht, die Transparenz bereits während des Audits und der Beurteilungsphase zu verbessern. Der Auditor sollte alle Fragen und die gegebenen Antworten klar und leicht navigierbar finden und in der Lage sein, die Ergebnisse basierend auf den ausgewählten Antworten vorherzusagen. Wenn dies der Fall ist, kann der Auditor während des Audits das Ergebnis des Audits sehen und vor Ort validieren, selbst bevor die Audit-Ergebnisse final berechnet werden.

In grösseren Organisationen haben Stakeholder auf verschiedenen hierarchischen Ebenen unterschiedliche Aufgaben und benötigen unterschiedliche Informationen, um diese Aufgaben auszuführen. Um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden und gleichzeitig eine Informationsüberflutung auf verschiedenen Ebenen zu verhindern, ist es möglich, die Prüfergebnisse auf jeden Empfänger zuzuschneiden. Nachdem das Audit abgeschlossen und die Antworten auf die Fragen ausgewertet wurden, kann ein mehrstufiger Bericht in Form eines Dashboards erstellt werden. Solche Berichte sind so konzipiert, dass sie dem Empfänger nur die Details liefern, die er tatsächlich benötigt, und zwar auf eine Art und Weise, die für ihn am einfachsten zu lesen und zu verstehen ist.

Der wichtigste Vorteil der Transparenz ist das Potenzial für strategische Planung auf allen Ebenen der Organisation. Ein unkomplizierter Prüfprozess, eine einfache Bewertung und eine transparente Auswertung offenbaren letztendlich Trends und Verbesserungspotenziale in der Organisation. Dies ermöglicht es den Entscheidungsträgern, wiederholte Audits zu planen, die besten Audit Intervalle zu bestimmen oder Folgeprüfungen zu planen, um die entdeckten Trends im Auge zu behalten und die Qualität und Leistung im gesamten Unternehmen zu überwachen.