Im Rahmen von Audits – beispielsweise zu Brandschutz, technischer Sicherheit oder Hygiene in betrieblichen Einrichtungen – ist der Zugriff auf aktuelle und kontextbezogene Informationen entscheidend. Prüfende müssen relevante Daten nicht nur einsehen, sondern bei Bedarf auch direkt vor Ort aktualisieren können.
Das Auditsystem acture unterstützt diesen Bedarf durch die Integration zentraler Kerndaten. Je nach fachlichem Schwerpunkt und organisatorischer Zuständigkeit variieren die relevanten Informationen: Was in einem Audit notwendig ist, kann in einem anderen unbedeutend sein. acture ermöglicht es, prüfrelevante Daten wie Inventar-IDs, Standorte von Sicherheitseinrichtungen, Gerätetypen oder Wartungsintervalle jederzeit innerhalb des Auditprozesses bereitzustellen.
Datenpflege im Prüfverlauf
Wenn sich zwischen zwei Prüfungen Änderungen ergeben – etwa durch versetzte Geräte, fällige Wartungen oder bauliche Anpassungen –, können diese Informationen direkt durch die prüfende Person aktualisiert werden. Zusätzliche Formulare oder nachgelagerte Dateneingaben sind nicht erforderlich. Die Bearbeitung erfolgt direkt im System und in Echtzeit.
Strukturierte Daten im Einsatz
Im Prüfformular kann bereits beim Betreten eines Standorts eine vollständige Übersicht über sicherheitsrelevante Einrichtungen eingeblendet werden. Diese umfasst technische Daten, Installationsdatum sowie Wartungshistorie. Die Bewertung einer Einrichtung – z. B. eines Feuerlöschers – wird automatisch dem korrekten Objekt zugeordnet. So entstehen lückenlose Prüfprotokolle, auch bei komplexen Anlagen mit umfangreicher Ausstattung.
Abweichungen können direkt im Prüfprozess dokumentiert und bei Bedarf per Ticket an interne oder externe Dienstleister weitergeleitet werden – insbesondere im Fall geplanter Wartungen oder festgestellter Mängel. Aktualisierte Daten erscheinen unmittelbar im Bericht und tragen zur vollständigen Nachvollziehbarkeit bei.
Pflege und Auswertung zentraler Kerndaten
Über das acture-Webpanel ist es auch möglich, Informationen im Büro am Unternehmensstandort heraus zu aktualisieren – unabhängig vom Prüfzeitpunkt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Standorte jederzeit mit konsistenten und aktuellen Daten arbeiten.
Ein besonderer Nutzen ergibt sich aus der organisationsweiten Standardisierung: Alle durchgeführten Prüfungen werden standortübergreifend archiviert und stehen zur Auswertung zur Verfügung. Beispielsweise lassen sich Fragen wie „Welche Notausgänge müssen im aktuellen Quartal geprüft werden?" oder „Welche Feuerlöscher in welchen Filialen sind noch wartungspflichtig?" zentral beantworten. Wenn Wartungszyklen systematisch hinterlegt sind, lassen sich präventive Wartungs-Tickets automatisiert auslösen.
Anpassungsfähigkeit und strukturierte Nutzung
Welche Informationen als prüfrelevante Stammdaten gelten, kann organisationsspezifisch definiert werden. Ob zur Geräteverfolgung in der Lebensmittelproduktion, zur Sichtkontrolle von Sicherheitshinweisen im Einzelhandel oder zur Dokumentation von Überwachungstechnik in Logistikzentren – das System ist anpassbar an verschiedene Einsatzszenarien.
Die erfassten Daten bleiben nicht passiv: Sie werden aktiv genutzt – vor Ort aktualisiert, in Audits eingebunden, organisationsweit ausgewertet und stehen im Bedarfsfall sofort zur Verfügung.